Aumentando la productividad del equipo: SMEI (Single Minute Exchange of Information)

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Just in Time, Lean manufacturing, teoría de las restricciones de Goldratt, Single Minute Exchange of Die, …, infinidad de teorías y métodos, infinidad de libros, infinidad de cursos, infinidad de webs, una pila de estudios para ser más eficientes y productivos en la planta, reducir el plazo de fabricación de una pieza, de una máquina, de un lote, unos segundos son vitales para disminuir los costes de nuestros productos, para ser competitivos, ¿qué directivo no presta atención a una iniciativa que vaya en esa dirección?

Y sin embargo ¿cuánto tiempo invierten los ingenieros técnicos en localizar la última versión de requisitos del cliente? ¿Cuantas veces los comerciales han realizado la misma presentación a dos clientes diferentes? ¿Cuánto tiempo el equipo pierde buscando, ordenando y respondiendo emails? En muchas empresas el grupo de personas que gestiona conocimiento e información es cada vez más numeroso (comerciales, ingenierías, I+D, finanzas, mantenimiento, mandos intermedios, directivos), y además  el coste salarial de este colectivo es el más alto de la empresa, bueno, pues a pesar de ello, es decir, de la ineficiencia e improductividad mencionadas, pocas empresas prestan atención alguna a este potencial de mejora.

Y la mejora está a pocos clicks de distancia, estamos hablando de proyectos de poco impacto económico y poco impacto en esfuerzo, soluciones tecnológicas que permiten desplegar en la nube entornos colaborativos propios que permiten compartir carpetas, documentos, textos de una forma innovadora, con buscadores que permiten buscar el contenido dentro de los documentos, soluciones accesibles dentro y fuera de la empresa, desde el ordenador, la tableta o el smartphone, limitar el uso del email a las comunicaciones 1 a 1, acciones pequeñas y concretas con resultados que se pueden transformar en un aumento de productividad, de un colectivo “olvidado” por las direcciones.

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Microsoft 365 (Office en la nube) ahora también incluye Yammer (red social)

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2 millones de usuarios en 6 meses, es el negocio de crecimiento más rápido en la historia de Microsoft, estamos hablando de la propuesta de Microsoft de ofimática en la nube (word + excel + powerpoint + outlook + skydrive (el dropbox de Microsoft) + conferencia web + mensajería instantánea).

Recientemente han añadido 2 aspectos que le hacen todavía más atractiva la propuesta: por un lado, la opción de edición colaborativa de documentos y por otro el acceso a la red social yammer.

¿Llega a tiempo la propuesta de Microsoft en la nube? Su funcionalidad es superior a la competencia, su cuota de mercado en su suite de office impresiona, ¿Quién va a ganar la batalla en la nube? ¿Microsoft o Google? ¿Hay más alternativas?

 

Cómo mejorar la productividad con una red social: email e información

Productividad

La productividad.

Es uno de los objetivos más codiciados en el mundo empresarial, y más en estos  días en los que las empresas se estresan reduciendo la estructura pero no así el trabajo, pero ¿cómo podemos mejorar la productividad? Mi propuesta es empezar a trabajar 2 aspectos en la empresa: el email y la información.

Email.

Nunca se ha considerado en serio este medio, se ha puesto en funcionamiento sin establecer una mínima formación ni definir unos criterios, ello ha convertido al email como un foco de improductividad notable: ¿cuántos mensajes se remiten sin medir a quién se dirige y a quién se copia? Buzones repletos de información sin saber qué es lo importante y qué es lo urgente. ¿Habéis realizado una discusión con más de una persona a través del email? ¿Habéis puesto fecha a una reunión? El resultado suele ser en la mayor parte de las ocasiones de locos.

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Información.

Cada vez se maneja más información en la empresa: por un lado los sistemas de gestión (ERP, CRM, cuadros de mando, …), por otro los documentos (presentaciones comerciales, ofertas, pedidos, facturas, …) ¿no os ha pasado nunca no encontrar la última versión de la presentación de compañía? ¿o la plantilla actualizada para realizar una propuesta? ¿o realizar nuevamente la presentación de un proyecto sin aprovechar el trabajo realizado por otro colega de otra oficina? Y la información externa ¿tenéis un sitio en la empresa donde compartir un artículo interesante de la competencia, o el anuncio de una formación interesante, o la información de un contacto en linkedin, …?

Las empresas se han preocupado de poner en marcha sistemas para registrar y publicar la información pero no de soluciones para que la gente pueda encontrar de una forma ágil y sencilla todo el contenido compartido.

Existen soluciones colaborativas en formatos muy parecidos a las redes sociales que proponen nuevas formas de comunicación y colaboración proponiendo medios que junto con la formación y la definición de criterios posibilitan lograr una mejora significativa en la tan ansiada productividad.

Dropbox: imprescindible aplicación de productividad

Dropbox se convierte en una solución imprescindible para todo profesional sobre todo por su función de COPIA DE SEGURIDAD de tus documentos de trabajo.

Dropbox se instala en tu ordenador y en la nube, en ese momento se crea un DIRECTORIO en tu PC donde todo el contenido queda sincronizado con el directorio en la nube. Dos maneras de funcionar:

(1) Si trabajas sólo, trabaja directamente en el directorio de Dropbox, así no te tienes que preocupar de hacer absolutamente nada, cuando creas, modificas o eliminas un documento, automáticamente lo está sincronizando con la nube. Si en un momento determinado se corta la comunicación, no tienes que estar atento de nada, la próxima vez que te conectes él actualizará el contenido no sincronizado. Y la buena noticia es que FUNCIONA y muy bien, algo que no siempre sucede en informática.

(2) Si trabajas compartiendo el documento o directorio con otras personas entonces SI te aconsejo que primero modifiques el documento en otro directorio en tu PC y luego, cuando termines lo pases al directorio compartido, sino corres el riesgo que alguien pueda eliminarlo, aunque es verdad que Dropbox permite recuperar versiones antiguas e incluso ficheros eliminados, ahora bien, mi consejo de trabajo como extra de seguridad, es este.

Dropbox tiene otra funcionalidad también importante como la posibilidad de compartir un documento o directorio e incluso permitir el trabajo colaborativo con otras personas de una forma privada.

Además si tienes un smartphone y/o tableta, puedes instalarte la aplicación correspondiente y conectarte a tu cuenta en la nube (es el elemento central, tu sitio en la nube), accediendo a tus documentos desde otros dispositivos.

Otra ventaja de Dropbox es que la integración con aplicación de terceros es infinita, con la ventaja que todo esto tiene. Ajunto una presentación donde se detalla y se explica su funcionamiento.

LAS REDES SOCIALES REDUCEN LA PRODUCTIVIDAD EN LAS EMPRESAS

Es uno de los argumentos esgrimidos por las empresas o profesionales que están en contra del uso de las redes sociales en el ámbito empresarial, recientemente salió en el entorno de uno de los debates de linkedin, y me parece un tema muy importante.

Según los analistas, España no está que digamos muy bien en las clasificaciones de productividad, nuestros niveles son de los más bajos con respecto al resto de países desarrollados donde nos movemos.

En mi opinión, la razón está en los cimientos de las organizaciones. No conozco muchas empresas que hayan trabajado recientemente su misión, su estrategia, y su organización, que la hayan trabajado con sus empleados, o al menos que la hayan comunicado, que la hayan explicado. Pocos empleados conocen los procesos de la empresa, la definición de su puesto trabajo, sus objetivos a medio y a corto, y como contribuyen éstos con los objetivos globales de su compañía.

Todas las personas, hasta las que se pueden considerar que aportan menos valor para la empresa, deberían de trabajar con objetivos, asegurarse que éstos se han entendido, dar los medios materiales y formativos necesarios para su cumplimiento, y lo más importante, la confianza y el margen para que ellos gestionen lo más valioso que tienen, su tiempo.

En una determinada empresa, cuya oficina estaba en Barcelona, uno de los empleados  solicitó al Director General la posibilidad de llegar a la oficina a las 10.00, su propuesta consistía en que él desde su casa se conectaba a la empresa y realizaba los primeros trabajos de su jornada, revisar el mail y preparar ciertos informes de seguimiento del día anterior; posteriormente salía de su casa a las 09.30 y en 30 minutos llegaba a la oficina, con eso ganaba 1h de su vida, ya que evitaba los atascos que se producían a primera hora, la respuesta fue tajante, imposible, en esta empresa no hay excepciones y todo el mundo tiene que estar a las 09.00; el resultado fue que la persona perdió motivación y compromiso con esa empresa, sus jefes habían demostrado nula confianza por él, como consecuencia, la calidad de su trabajo fue muy mediocre mientras estuvo en la empresa, la cual abandonó a los meses. Este es un ejemplo claro que el aliado más importante de la falta de productividad no es otro más que una dirección obsoleta, nula de liderazgo, y llena de inseguridad, lo que se traduce a que los empleados no tenga ni idea no sólo hacia dónde va la empresa, sino cuáles son sus objetivos ni su conexión con el resto de compañeros.

Claro, dentro del marco descrito, las redes sociales efectivamente son un medio más para reducir la productividad, igual que el correo, el juego del solitario del ordenador, el cigarro, el segundo café, el teléfono, todos son armas letales contra la productividad, en mi opinión no son la CAUSA de la pérdida de productividad, son las consecuencias derivadas de una organización sin rumbo ni liderazgo.