Según Gartner, el 80% de los proyectos tecnológicos colaborativos fracasan ¿cómo siempre ha sucedido con las TIC, no?

Gartner

 

Según Gartner el 80% de los proyectos de soluciones colaborativas e intranets sociales fracasan, ¿la razón? Que las empresas siguen considerando la tecnología primero, bueno primero y último yo diría.

En la mayor parte de las empresas, la tecnología, es considerada como un mal necesario, gran parte de ellas han tenido más de una experiencia negativa, todas han pasado por el calvario de la implantación de un ERP, se dice que se vende mal, yo añadiría que se compra peor, si escalamos de 1 a 10 el alcance en términos de funcionalidad de una solución IT, el cliente necesita un 6, pero pide un 9, si a eso le sumamos, que el precio es el parámetro definitivo de decisión, el fracaso está asegurado.

En cualquier caso, en muchas empresas, los procesos de negocio ya están definidos y funcionando, tienen claro la operativa y sus requisitos, poner un ERP, es automatizar algo que ya lleva operando un tiempo, al usuario no le tienes que explicar qué es una estructura de materiales ni una ruta de operaciones, simplemente le debes formar en cómo darlas de alta y mantenerlas con la nueva herramienta.

Sin embargo, el escenario cambia completamente cuando queremos implantar una red social corporativa, una nueva intranet que permita a los usuarios compartir sus experiencias, opiniones, informaciones, conversar. El problema consiste en que afrontamos el proyecto como lo hemos realizado hasta el momento con la puesta en marcha de otras soluciones TIC (como el ERP, CRM, …), es decir, considerando sólo la tecnología: implantamos, formamos y nos vamos; no consideramos los procesos de negocio porque ya están ahí, en la mayor parte de casos, las empresas no los cambian y buscan en la nueva solución un medio más efectivo de su automatización. Y ahí está el problema, llegamos a la empresa, instalamos, formamos y nos vamos, la diferencia es que la empresa no tiene ni procesos, ni cultura de compartir y colaborar, por eso los usuarios se encuentran con una herramienta más o menos bonita pero sin saber qué pueden hacer con ella, ni cómo le va a ayudar en su trabajo. Por eso, antes de poner en marcha una solución colaborativa, solución 2.0, primero hay que ver por dónde empezar, ¿Dónde asocio la capa de conversación y colaboración en la organización? ¿Qué áreas, procesos, grupos, son más cercanos a esta cultura? ¿Tengo que cambiar la cultura de las personas con alguna responsabilidad? Es decir, primero procesos y organización y luego ya si eso, busca la solución que mejor te permita afrontar este nuevo acercamiento.

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Ejemplo de intranet social: Biblioteca Nacional de España

Ejemplo excelente de la puesta en marcha de una intranet social en la Biblioteca Nacional de España (aportación de Ana Carrillo Pozas), me gustaría destacar los valores impulsados con su uso: escucha, comunicación, participación y colaboración; todos ellos se habrán traducido, seguro, en conseguir un equipo mucho más motivado e identificado con la organización con los beneficios que eso trae para la compañía.

Lista de Soluciones Colaborativas: funcionalidad, precios, comparativas

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La web GETAPP, en la página dedicada al software colaborativo, ofrece una amplia gama de información clasificada por múltiples criterios: por funcionalidad ofrecida, oferta por país, por sistema operativo, por plataforma, por modelo de precios, por tipo de cliente, etc. Aquí dejo un pantallazo de lo que podáis encontrar.

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El mítico explorador de windows sigue siendo clave en el día a día de las empresas

explorador de windows

El año 1990 fue un año especial para mí, fue el año de mi estreno laboral, empecé a trabajar en una consultoría en San Sebastián, mi medio de trabajo principal era un ordenador personal, el cual no estaba conectado con el resto de ordenadores, con lo que para compartir ficheros empleábamos discos, sí así es, discos duros o flexibles, también conocidos estos últimos como floppys, ¿alguien se acuerda de  los floppys?), desde el explorador de carpetas y documentos de Windows seleccionamos el contenido a compartir y lo copiábamos al disco, luego la persona a la que iba dirigido el contenido, debía de recuperar dichos documentos desde el disco y grabarlos en su ordenador, y si la persona no estaba en tu oficina, debías llamar a una empresa de transporte para hacerlo llegar a su destino, ¡vaya tela con el proceso!

 

Afortunadamente las redes locales, internet y el correo electrónico han transformado casi en inmediatez un proceso que podía durar días.  Ahora bien, de dicho proceso hay algo que se mantiene en la operativa del día a día de muchas empresas, me atrevería a decir de la mayoría de las empresas: el explorador de carpetas y documentos de Windows.

 

Muchas empresas todavía mantienen ese sistema como medio principal para compartir información y conocimiento, las razones son diversas:

 

(1) Muchas empresas no tienen los medios para poner en marcha un portal interno.

(2) Aunque la empresa llegue a poner en marcha dicho portal, todavía hay bastantes personas (por encima de 35 años) que les es muy difícil salirse del clásico (mítico dirían mis hijos) explorador de Windows, con lo que el día a día les hace volver al explorador de siempre y abandonar el portal.

 

Pero este medio querido por muchos, es altamente ineficaz, ya que no es fácil encontrar la información (no nos acordamos del nombre de la carpeta donde había que dejar un determinado tipo de documentos), lo que provoca que los documentos estén duplicados en diferentes carpetas, en definitiva, es un foco importante de improductividad, es sorprendente que pasados más de 20 años, no se haya ideado ninguna solución que haya triunfado y sustituido a este medio.

Ejemplo B2B usando redes sociales: AUDI

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El principal centro de I+D de Audi se encuentra situado en Ingolstadt and Neckarsulm, Alemania, agrupa por un lado alrededor de 6.000 empleados (ingenieros, diseñadores, desarrolladores de software y equipos de calidad) y por otro a un conjunto de proveedores distribuidos en todo el mundo. Este centro de I+D gestiona todos los proyectos de desarrollo de los sistemas estandarizados del grupo VW.

El desafío más importante que se presenta en este centro de I+D es mantener coordinadas a todas las partes involucradas en estos proyectos.

Para ello Audi ha empleado distintas soluciones de Atlassian , para gestionar los proyectos y para compartir y colaborar toda la documentación que se genera. Los resultados han sido excelentes, se ha conseguido que el equipo comparta muchas más  documentación que antes de poner en marcha estas soluciones, aumentando con ello la transparencia y la eficiencia.

Ver artículo original Audi Engineers Race to the Finish Line With Atlassian.

 

Ejemplo de empresa B2B usando las redes sociales: BASF

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BASF empezó a poner en marcha su propia red social en el año 2008, 5 años más tarde, alrededor de 35.000 empleados (sobre un total de 110.000) ya la están utilizando. Aspectos más importantes en el proyecto:

(1)    Objetivos de la solución. 3 objetivos principales:

  1. Perfil activo de los usuarios. El objetivo principal es que los empleados de BASF usaran la solución para comunicarse, compartir el conocimiento y colaborar.
  2.  Una sola red. Convertir la nueva solución en la red corporativa, ello implicaba abandonar la mayor parte de las aplicaciones que existían y que no estaban integradas en la red corporativa.
  3. Crear valor. Con la participación de todos los empleados, crear casos de uso con la nueva solución que supondrían una mejora en la eficiencia y productividad de la organización.

(2)    La participación de las personas. El reto más importante a abordar es conseguir la participación de las personas en la red social. La mayor parte de ellos no están acostumbrados a compartir su conocimiento en una red abierta o a colaborar con compañeros en una comunidad, hasta ahora sólo utilizan el email como único medio de comunicación.

(3)    Involucración de la dirección y de los empleados. ¿Qué aproximación realizar? ¿arriba-abajo? ¿abajo-arriba? En el caso de BASF se realizaron las 2. Por un lado, un miembro del comité de dirección de empresa se involucró desde el inicio en el proyecto,  máximo sponsor del proyecto, y por otro lado, un grupo de empleados se identificaron como expertos.

(4)    No saltarse el piloto. Es importante arrancar con un alcance reducido funcional y de miembros, que sirva para probar la red y los casos de uso objetivo del proyecto.

(5)    Identificar la solución adecuada. La solución debe de contener la funcionalidad identificada como adecuada para cubrir los requisitos y objetivos identificados en el proyecto.

(6)    Campaña de lanzamiento. Crear y dejar la herramienta es sinónimo de fracaso, tan importante como crear la solución tecnológica, es el proyecto de comunicación e información de la solución. Se evitó hablar de tecnología, se hablaba sólo de negocio, cómo utilizar el nuevo medio para hacer de forma más eficiente su trabajo, hablando de los casos de uso y procesos implicados.

(7)    Soporte online y offline. Crear material de ayuda que explique qué y cómo utilizar de la red social.

(8)    Trabajar para que vayan incorporándose nuevos usuarios en la red. Según su tipología (innovador, early adopter, early majority, …).

(9)    Equipo interno con el rol de community manager. Encargado de:

  1. Realizar demostraciones de cómo emplear la red.
  2. Visitar áreas, departamentos, oficinas más importantes para explicar la solución.
  3. Ayudar a las unidades de negocio, equipos de proyectos, conseguir sus objetivos de negocio empleando la nueva solución.
  4. Desarrollar un manual de buenas prácticas.
  5. Identificar usuarios más activos y solicitarles la ayuda en la promoción de la solución.
  6. Promover compartir la información y el diálogo usando la nueva red social.
  7. Ser el punto de referencia de todos los usuarios de la red a la hora de solicitar ayuda o cambios en la red.

Ver artículo original.

Lithium, Yammer y Salesforce dominando el uso de las redes sociales en la empresa – Empresa 2.0

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Poco a poco las empresas están confiando en el uso de las redes sociales para su gestión, tanto en su promoción externa a través del marketing social como elemento principal de colaboración y comunicación, actualizando sus intranets actuales por una nueva generación con un aire más “social”.

Entre las soluciones más empleadas destacan 3: Lithium, Yammer y Salesforce.

A continuación adjunto el enlace de la infografía donde se habla más en detalle de todos estos aspectos Infografía Empresa 2.0: Auge redes sociales en la empresa

Internet: oportunidades y amenazas para las empresas B2B

Visibilidad de una empresa B2B en internet,

Si buscan por mi empresa …

¿Qué sucede si alguien busca el nombre de mi empresa en el buscador? ¿y el mío? ¿las publicaciones que aparecen las he generado yo? ¿son positivas? ¿proyectan el mensaje e imagen que deseo?

Si buscan por los productos y servicios que promociono …

¿Aparezco en la primera pantalla de resultados del buscador? ¿Conozco con qué palabras clave se buscan los productos o servicios que promociono? ¿Sé el volumen de búsquedas?

La clave es crear un ecosistema en la red (web, blog, presencia en las redes sociales, …) y un plan de contenidos que me posicione en el buscador (google) de forma sostenible en el tiempo.

Las redes sociales ¿por qué son importantes para mi empresa?

¿Sabes cuáles son las redes sociales más importantes en el entorno B2B (cuando el cliente es una empresa)? ¿Conoces las posibilidades de Linkedin? ¿te has planteado formar al área comercial en las búsquedas avanzadas y en cómo contactar con un posible cliente en la red Linkedin?

¿Te has planteado crear un blog? ¿por qué no transformas tu newsletter en un blog corporativo?

¿Sabías que en las redes sociales puedes desarrollar bastante más que la promoción de tu negocio? ¿Y por qué no el servicio postventa? ¿o el desarrollo de productos? ¿o un entorno colaborativo con tus empleados?

Incorporar las redes sociales a tu negocio es algo más que un proyecto tecnológico, es un cambio de cultura. ¿Conoces el programa de Liderazgo 2.0? ¿Sabes que con este programa puedes hacer dicho cambio cultural, de liderazgo, de comunicación, de gestión de equipos, … y a la vez incorporar las soluciones 2.0 o redes sociales a la gestión de tu empresa?

Muchas de estas preguntas son explicadas en la presentación que adjunto a continuación, espero que sea de su interés.

Implementando el BLOG en la empresa, parte 1: Conversación de la dirección con los empleados

¿Cuál es la política de comunicación con mis clientes, con el mercado, con los empleados? Me temo que hay bastantes posibilidades de que sea claramente mejorable (dicho de una forma positiva), muchos de las direcciones de las empresas no quieren embarcarse en este lío, ¿para qué informar? ¿quién lo pide? Además o no tengo nada que decir, o bien no es positivo, con lo que olvídate. Detrás de esta actitud quizás se escondan ineficiencias: a enfrentarse a un servicio o producto con una mala calidad o a posibles incapacidades de las direcciones a expresarse y comunicarse, que pasan desapercibidas cuando el silencio es el que impera.
Bueno, pues hay buenas noticias: primero que se está a tiempo de cambiar y segundo que vamos a ser de los primeros que así lo hagamos, con la ventaja competitiva que esto puede suponer.
Empecemos por nuestros empleados y creemos un blog de conversación interno (no comunicación) con las siguientes características:
– Los autores del contenido del blog debieran ser el equipo directivo de la empresa, desde su dirección general a los directores de cada una de las áreas o unidades de negocio.
– El contenido debiera ser relativo a la marcha de la empresa, los planes y proyectos de futuro, el sector, la competencia, resumen de la asistencia en ferias y otros eventos, cambios en la organización, iniciativas de mejora, etc.
– Deben no sólo admitirse los comentarios sino que lo aconsejable es promoverlos, iniciar una conversación con las personas de tu departamento, equipo, empresa. La clave en este cambio es la puesta en marcha de una comunicación en un doble sentido, es decir, una conversación, yo directivo expongo un cambio o un plan y yo empleado expongo mi opinión sobre ello.
– Debe de existir una continuidad, debe de haber un artículo / entrada al menos con carácter mensual.
Como se ha indicado en muchas ocasiones, todo esto del mundo 2.0, es más un cambio cultural que un proyecto tecnológico, por eso conviene realizar algunas propuestas bajo este prisma de cultura y actitud a considerar a la hora de la puesta en marcha del blog corporativo, son muchas pero voy a resaltar las que me parecen más importantes:
Autenticidad. No intentemos aparentar lo que no somos, vamos a iniciar un proceso de conversación, en el caso que nos ocupa con nuestros empleados, y como sucede en el mundo real, si conversamos durante mucho tiempo, es difícil disimular y ocultar lo que no somos, tarde o temprano aparecerá nuestra propia personalidad, nuestros criterios y nuestros valores.

Transparencia. No ocultemos las malas noticias, no tratemos a las personas como inmaduras, no hay mayor desmotivador que la falta de transparencia, elijamos el momento y las palabras, comuniquemos quizás los malos tiempos si así es preciso pero acompañados de planes y acciones para solventarlos y avanzar hacia el futuro.

Tolerancia. Tolerancia a las críticas, el ser humano, por naturaleza no acepta las críticas, la primera reacción es de cabreo, máxime cuando no estamos acostumbrados a ellas porque NO las hemos aceptado nunca. Tolerancia a otras opiniones, sí, sí, aunque parezca difícil, hay otras formas de realizar las cosas, mis soluciones no son las únicas e incluso ni las mejores, aprendamos a escuchar. No nos desanimemos, lo natural es que al principio nadie registre ni un sólo comentario, todo cambio requiere tiempo para la dirección y para los empleados, si queremos las opiniones de los empleados en el mundo virtual, debemos de alentar y aplaudir los comentarios en el mundo real, en cada reunión, no debemos desacreditar a la persona que discrepe de nosotros, respetémosla.

En cuanto a las soluciones desde el punto de vista tecnológico, son varias las que se pueden poner en marcha y todas absolutamente gratuitas, su puesta en marcha es inmediata: con unas pocas horas de formación cualquier persona puede desde ya iniciar su blog, el diseño y funcionalidad son actividades menores y se efectúan al instante, por ello y como medida a instaurar tras el verano (época de pensar en reorganizaciones y cambios), animo a que las direcciones de las empresas afronten una nueva dinámica en la política de comunicación, de relación y de diálogo con sus empleados, la clave para la motivación es saber a dónde se va y sentirse partícipe en un mismo proyecto, y esto sin una conversación con los empleados es muy difícil de conseguir.

(1) Implementando el BLOG en la empresa, parte 1: Conversación de la dirección con los empleados

(2) Implementando el BLOG en la empresa, parte 2: Compartir el conocimiento y experiencia de las personas de referencia

(3) Implementando el BLOG en la empresa, parte 3: Compartir el progreso de las iniciativas de mejora

Aplicación de soluciones 2.0 (wikis, blogs, redes sociales) en la empresa

Me gustaría compartir con todos vosotros una presentación que he realizado acerca del concepto de EMPRESA 2.0: definición de dicho concepto, soluciones más importantes que forman el mundo 2.0 y principales aplicaciones en la empresa (de soluciones wiki, blog, redes sociales).

En USA, se ha avanzando y está muy extendido el uso del mundo 2.0 o social media en el ámbito de la promoción de la marca, de los productos y/o servicios; y en el ámbito de la comunicación con los clientes y prospectos. Por otro parte, de una forma más lenta ya se están iniciando los pasos hacia la implantación del 2.0 dentro de las empresas, en particular en lo relativo a la actualización de las intranet, quizás los consumidores con sus críticas han empujado ya a las empresas a su presencia en los distintos medios públicos del social media, los empleados sin embargos quizás se encuentra un poco más desprotegidos y por ello temerosos para empezar a lanzar a sus dirigentes al ruedo 2.0, pero todo parece indicar que ese momento tarde o temprano va a llegar.

La realidad en España es parecida a la aproximación en USA, el mundo de relaciones de la empresa con sus clientes, es el que avanza primero (también de una forma reactiva más que proactiva) pero desde luego a un ritmo mucho más lento que el americano, sin embargo si miramos a la empresa en su interior, la forma de relación y comunicación de la empresa con sus empleados sigue siendo la misma, anquilosada bajo la premisa de la desconfianza y así nos va.

Espero que la presentación os sirva de referencia.

EMPEZAR LA INTRANET DESDE CERO: NUEVA SOLUCIÓN, EL CONTENIDO LO PONEN LOS USUARIOS

Eso es lo que la dirección de IBS decidió, tras escuchar la filisofía que subyace detrás del concepto EMPRESA 2.0, vamos a proporcionar la herramienta, el contenido debe de ser resultado de la participación de todas las personas que trabajan en IBS, la intranet debe de dejar ser un elemento de comunicación de la dirección de IBS, y debe de convertirse en una solución que permita compartir el conocimiento atesorado por los 1.100 empleados distribuidos en 22 países, hasta ahora cada país se había convertido en un silo independiente de información.

ALGUNOS DATOS SOBRE EL USO DE LA NUEVA INTRANET.


Algunos datos que son importantes acerca de la implantación y uso de la solución:

– Las funcionalidades de más éxito han tenido son la solución de wiki, la compartición de ficheros/documentos y los comentarios.

– En los primeros 4 meses se registraron 6.500 contribuciones en el wiki, 2.500 ficheros y 24 nuevos blog.

– El mes donde más aportaciones se produjeron fue un mes después del inicio, como fruto del “traslado” de muchos de los materiales desde la antigua intranet a la nueva.

– De 1.100 empleados, 943 se han registrado en el nuevo sistema pero sólo 143 han contribuido con el contenido, poco más del 15% de los usuarios registrados, en un sistema abierto las estadísticas señalan que sólo el 10% de las personas que frecuentan estos sistemas, contribuyen con su contenido; sin embargo para sistemas internos como el que nos ocupa se deben de conseguir que el 40% y 60% de los registrados participen, llegar al 100% es imposible, estos últimos datos reflejan la opinión del autor del artículo.

Este último punto es curioso, siempre he leído que uno de los aspectos más atrayentes de la filosofía 2.0, es que el usuario contribuye con su contenido, bueno y entonces ¿cómo sólo un 10% de los visitantes actúa según esta filosofía?

CONCLUSIONES.

Decisiones clave:

  • No actualizar la intranet actual con funcionalidades sociales, es mejor empezar de cero, implantar una solución no su contenido

Desafíos:

  • Incrementar el porcentaje de contribuidores desde el 15% al 40%.

Sorpresas:

  • La creación de un BLOG por parte de la dirección, el cual supuso un acercamiento con los empleados de la empresa, el tono y contenido, tuvo mucho que decir al respecto.

Realidad:

  • Poner en marcha una solución de EMPRESA 2.0 es posible, y los resultados son sorprendentes en aspectos tan difíciles de conseguir como: identificación con la empresa, eliminación de las barreras geográficas, compartir conocimientos y una mejor comunicación entre la dirección y empleados.

ACERCA DEL AUTOR Y LA EMPRESA.

El artículo original se puede encontrar en el siguiente enlace http://bit.ly/9hbsoE.

El autor es RICHARD HANSSON, especializado en la implementación del concepto de EMPRESA 2.0.

La empresa IBS es una consultura especializada en la implantación de software DRP (Planificación de recursos de distribución), empresa multinacional localizada en 22 países y con un total de 1.100 empleados.