Según Gartner, el 80% de los proyectos tecnológicos colaborativos fracasan ¿cómo siempre ha sucedido con las TIC, no?

Gartner

 

Según Gartner el 80% de los proyectos de soluciones colaborativas e intranets sociales fracasan, ¿la razón? Que las empresas siguen considerando la tecnología primero, bueno primero y último yo diría.

En la mayor parte de las empresas, la tecnología, es considerada como un mal necesario, gran parte de ellas han tenido más de una experiencia negativa, todas han pasado por el calvario de la implantación de un ERP, se dice que se vende mal, yo añadiría que se compra peor, si escalamos de 1 a 10 el alcance en términos de funcionalidad de una solución IT, el cliente necesita un 6, pero pide un 9, si a eso le sumamos, que el precio es el parámetro definitivo de decisión, el fracaso está asegurado.

En cualquier caso, en muchas empresas, los procesos de negocio ya están definidos y funcionando, tienen claro la operativa y sus requisitos, poner un ERP, es automatizar algo que ya lleva operando un tiempo, al usuario no le tienes que explicar qué es una estructura de materiales ni una ruta de operaciones, simplemente le debes formar en cómo darlas de alta y mantenerlas con la nueva herramienta.

Sin embargo, el escenario cambia completamente cuando queremos implantar una red social corporativa, una nueva intranet que permita a los usuarios compartir sus experiencias, opiniones, informaciones, conversar. El problema consiste en que afrontamos el proyecto como lo hemos realizado hasta el momento con la puesta en marcha de otras soluciones TIC (como el ERP, CRM, …), es decir, considerando sólo la tecnología: implantamos, formamos y nos vamos; no consideramos los procesos de negocio porque ya están ahí, en la mayor parte de casos, las empresas no los cambian y buscan en la nueva solución un medio más efectivo de su automatización. Y ahí está el problema, llegamos a la empresa, instalamos, formamos y nos vamos, la diferencia es que la empresa no tiene ni procesos, ni cultura de compartir y colaborar, por eso los usuarios se encuentran con una herramienta más o menos bonita pero sin saber qué pueden hacer con ella, ni cómo le va a ayudar en su trabajo. Por eso, antes de poner en marcha una solución colaborativa, solución 2.0, primero hay que ver por dónde empezar, ¿Dónde asocio la capa de conversación y colaboración en la organización? ¿Qué áreas, procesos, grupos, son más cercanos a esta cultura? ¿Tengo que cambiar la cultura de las personas con alguna responsabilidad? Es decir, primero procesos y organización y luego ya si eso, busca la solución que mejor te permita afrontar este nuevo acercamiento.

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Aumentando la productividad del equipo: SMEI (Single Minute Exchange of Information)

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Just in Time, Lean manufacturing, teoría de las restricciones de Goldratt, Single Minute Exchange of Die, …, infinidad de teorías y métodos, infinidad de libros, infinidad de cursos, infinidad de webs, una pila de estudios para ser más eficientes y productivos en la planta, reducir el plazo de fabricación de una pieza, de una máquina, de un lote, unos segundos son vitales para disminuir los costes de nuestros productos, para ser competitivos, ¿qué directivo no presta atención a una iniciativa que vaya en esa dirección?

Y sin embargo ¿cuánto tiempo invierten los ingenieros técnicos en localizar la última versión de requisitos del cliente? ¿Cuantas veces los comerciales han realizado la misma presentación a dos clientes diferentes? ¿Cuánto tiempo el equipo pierde buscando, ordenando y respondiendo emails? En muchas empresas el grupo de personas que gestiona conocimiento e información es cada vez más numeroso (comerciales, ingenierías, I+D, finanzas, mantenimiento, mandos intermedios, directivos), y además  el coste salarial de este colectivo es el más alto de la empresa, bueno, pues a pesar de ello, es decir, de la ineficiencia e improductividad mencionadas, pocas empresas prestan atención alguna a este potencial de mejora.

Y la mejora está a pocos clicks de distancia, estamos hablando de proyectos de poco impacto económico y poco impacto en esfuerzo, soluciones tecnológicas que permiten desplegar en la nube entornos colaborativos propios que permiten compartir carpetas, documentos, textos de una forma innovadora, con buscadores que permiten buscar el contenido dentro de los documentos, soluciones accesibles dentro y fuera de la empresa, desde el ordenador, la tableta o el smartphone, limitar el uso del email a las comunicaciones 1 a 1, acciones pequeñas y concretas con resultados que se pueden transformar en un aumento de productividad, de un colectivo “olvidado” por las direcciones.

Adidas: El partido ha terminado para la intranet tradicional

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El punto de partida es el mismo que el de otras empresas antes de afrontar un proyecto de estas características, y el mismo que la realidad actual en muchas otras de ellas, demasiada información pero no está accesible, mala comunicación entre departamentos y oficinas, y muy escasa colaboración. Por ello, el grupo Adidas se planteó abordar un proyecto de cambio de implantación de una nueva intranet, con un enfoque más “social” o “colaborativo”, que permita resolver los problemas actuales de información, comunicación y colaboración.

Los objetivos y funcionalidad planteados fueron los siguientes:

(1) Estar informado.

– Centro de noticias. Noticias de la empresa, áreas, departamentos.

– Búsqueda de información. Buscador que permite encontrar la información de manera sencilla y rápida.

(2) Estar conectados.

– Micro-blogging. Como elemento principal de comunicación, discusiones, preguntas.

– Comunidades. Para compartir conocimiento por áreas específicas.

– Búsqueda de personas. Para saber quien conoce o tiene una experiencia determinadas.

(3) Alineadas con el negocio.

– Tareas y grupos de trabajo determinados principalmente.

Ver artículo original.

Conclusión: como no aparezcas en el buscador y en las redes sociales, estás perdiendo oportunidades de venta.

Según estudio realizado por IDG Connect realizado en noviembre del 2013, el 86% de los compradores B2B de IT se asoman a las redes sociales en las primeras fases del proceso de compra, es decir, cuando investigan las alternativas que existen de producto y empresa para cubrir los requisitos de su problemática.

En cuanto a los medios online que más se usan durante el proceso de compra, google ocupa el primer lugar, seguido en segunda posición de redes como facebook y google +, por delante de linkedin y twitter.

¿Has mirado cómo apareces en el buscador cuando alguien busca los productos o servicios que tu empresa está vendiendo? Si no apareces estás perdiendo oportunidades de venta sí o sí, las empresas que están buscando tus productos ni siquiera te están considerando porque no te encuentran.

Me sorprende que facebook aparezca por delante de linkedin ya que estamos hablando de relaciones B2B, y me sorprende google +, tengo la percepción que por ahora, en España es una red muerta, sí con muchos perfiles pero con muy poco movimiento.

Este estudio coincide con otro realizado (B2B: EL COMPRADOR CADA VEZ NECESITA MENOS AL VENDEDOR) también a finales del 2013 por Google y por el CEB, en el cual se señalaba que los compradores cada vez avanzan más por su cuenta antes de llamar a un comercial, el estudio refleja un cifra que varía desde el 57% hasta el 70% el avance que el cliente realiza en el proceso de compra explorando en los medios online antes de llamar a un comercial.

Conclusión: como no aparezcas en el buscador y en las redes sociales, estás perdiendo oportunidades de venta.

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La tecnología sí importa

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Pues sí, en los últimos años se está lanzando el mensaje que cuando se hable de redes sociales y empresa, la tecnología no importa, que lo verdaderamente determinante es el ámbito de la puesta en marcha de la nueva cultura, de la gestión del cambio, de la comunicación y la colaboración.

Pues no, no estoy de acuerdo, sin la tecnología no podemos plantearnos y llevar a cabo muchas cosas tanto en el ámbito personal como en el ámbito profesional:

– Escucho un progama en la radio sobre un aventurero que se dedica a viajar por el mundo fotografiando todo lo que se encuentra por el camino, veo su web, me encantan sus fotos, conversamos vía email y twitter, yo desde Donosti y él en Perú.

– Tenemos un pico de carga en varios proyectos, necesitamos un determinado perfil con conocimientos específicos en ciertas tecnologías, me asomo a linkedin, hago una búsqueda y me conecto con 6 candidatos, 3 de ellos me responden interesados 30 minutos después.

– Busco casos de uso y experiencias de empresas en el ámbito de las redes sociales, hago determinadas búsquedas en google y encuentro no sólo ejemplos sino también profesionales con los que puedo compartir experiencias en medio mundo: California, Nueva York, Colombia, Canada, Francia, Dinamarca, …, ojo y también en el mismo País Vasco, pero no había tenido la ocasión de conocerles.

– Quiero crear un espacio de colaboración con mis distribuidores en diferentes países, queremos tener un espacio donde compartir conocimientos y experiencias y así alinear la estrategia y acciones en todos los países donde mi empresa está presente, en 1 día tengo 3 soluciones donde crear ese espacio, con un coste muy económico y sin hipotecar mi futuro, ya que el pago es por uso, no tengo que pedir permiso a nadie, el coste y riesgo son mínimos.

Ninguna de estas acciones las podría haber realizado sin una infraestructura de comunicaciones adecuada, sin internet, sin las redes sociales, sin ellas no podría plantearme ni pensar en nada de esto, por ello, lo siento pero la tecnología sí importa.

Lo que resulta paradójico es que muchos dirigentes no se planteen ni piensen en estas acciones porque o bien las desconocen o bien siguen sin tomarlas en serio.

El mítico explorador de windows sigue siendo clave en el día a día de las empresas

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El año 1990 fue un año especial para mí, fue el año de mi estreno laboral, empecé a trabajar en una consultoría en San Sebastián, mi medio de trabajo principal era un ordenador personal, el cual no estaba conectado con el resto de ordenadores, con lo que para compartir ficheros empleábamos discos, sí así es, discos duros o flexibles, también conocidos estos últimos como floppys, ¿alguien se acuerda de  los floppys?), desde el explorador de carpetas y documentos de Windows seleccionamos el contenido a compartir y lo copiábamos al disco, luego la persona a la que iba dirigido el contenido, debía de recuperar dichos documentos desde el disco y grabarlos en su ordenador, y si la persona no estaba en tu oficina, debías llamar a una empresa de transporte para hacerlo llegar a su destino, ¡vaya tela con el proceso!

 

Afortunadamente las redes locales, internet y el correo electrónico han transformado casi en inmediatez un proceso que podía durar días.  Ahora bien, de dicho proceso hay algo que se mantiene en la operativa del día a día de muchas empresas, me atrevería a decir de la mayoría de las empresas: el explorador de carpetas y documentos de Windows.

 

Muchas empresas todavía mantienen ese sistema como medio principal para compartir información y conocimiento, las razones son diversas:

 

(1) Muchas empresas no tienen los medios para poner en marcha un portal interno.

(2) Aunque la empresa llegue a poner en marcha dicho portal, todavía hay bastantes personas (por encima de 35 años) que les es muy difícil salirse del clásico (mítico dirían mis hijos) explorador de Windows, con lo que el día a día les hace volver al explorador de siempre y abandonar el portal.

 

Pero este medio querido por muchos, es altamente ineficaz, ya que no es fácil encontrar la información (no nos acordamos del nombre de la carpeta donde había que dejar un determinado tipo de documentos), lo que provoca que los documentos estén duplicados en diferentes carpetas, en definitiva, es un foco importante de improductividad, es sorprendente que pasados más de 20 años, no se haya ideado ninguna solución que haya triunfado y sustituido a este medio.

Internet y las redes sociales en las empresas, ni están ni se les espera

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Internet y las redes sociales en las empresas, ni están ni se les espera, así de negro veo el corto plazo en este ámbito, aunque no tengo duda que es sólo cuestión de tiempo para que estos medios sean los medios principales en muchos ámbitos de gestión empresarial, pero mientras vamos a tener que esperar un rato largo, las 3 razones principales son las siguientes:

(1)   Las inversiones de las empresas en internet son ridículas. El 54 % tiene asignado menos de 5.000 € anuales y sólo el 13 % tiene un presupuesto superior a 20.000 € al año, según estudio realizado por Overalia ( artículo Las empresas de Gipuzkoa siguen dando la espalda a internet ).

El medio digital es igual que otros medios, sino inviertes no obtienes resultados. Cuando se dice que internet es mucho más barato, no significa que las inversiones sean ridículas, la voltereta del disparate es que al no obtener resultados, las empresas justifican su lamentable inversión diciendo “todavía hay que funcionar para que esto de internet funcione”.

(2)   Los dirigentes no están y no usan las redes sociales. Sólo el 16% de los CEOs emplean las redes sociales como medio para conseguir clientes, según estudio realizado por IBM ( artículo CEOs y redes sociales ).

Generalmente, uno de las actividades principales de la dirección de la empresa, es la promoción y venta de sus productos y servicios, es realmente chocante, que no se considere en serio el medio digital, un medio donde cada vez más potenciales clientes buscan información antes de realizar una compra.

(3)   Incapacidad de las direcciones … y empleados. Los medios sociales echan por tierra cualquier excusa para no tratar de forma abierta, transparente, para no conversar, para no compartir experiencias y conocimientos, en definitiva para no entender las relaciones con clientes, empleados y colaboradores, de acorde con la madurez y exigencia de los nuevos tiempos.

Ahora bien, continuamente escucho a muchas direcciones afirmaciones como: “Informar a mis empleados … para qué”, “la empresa va muy mal, no vendemos, no tenemos dinero ni para pagar las nóminas, no puedo perder el tiempo hablando”, “¿qué hable con mis clientes en un mismo espacio? Ya y así unos cuantos me ponen a parir y me revientan las relaciones con los clientes que me llevo bien”, “internet, redes sociales, mis clientes no están ahí”, estás y otras frases se suceden una y otra vez, ¿excusas o razones?

¿Y los empleados? ¿creéis que muchas personas están dispuestas a asumir el trabajo por objetivos? ¿a responder por el no cumplimiento de éstos? Yo creo que no, es mucho más cómodo, esperar a que me digan lo que tengo que hacer, a tener en el control de presencia, el máximo y único elemento de medición de rendimiento.

Algunos artículos que inciden en este ámbito (Innovación: ¿por qué no experimentar nuevas cosas?, Los clientes y las redes sociales ¿una amenaza o una oportunidad?)

Ejemplo B2B usando redes sociales: AUDI

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El principal centro de I+D de Audi se encuentra situado en Ingolstadt and Neckarsulm, Alemania, agrupa por un lado alrededor de 6.000 empleados (ingenieros, diseñadores, desarrolladores de software y equipos de calidad) y por otro a un conjunto de proveedores distribuidos en todo el mundo. Este centro de I+D gestiona todos los proyectos de desarrollo de los sistemas estandarizados del grupo VW.

El desafío más importante que se presenta en este centro de I+D es mantener coordinadas a todas las partes involucradas en estos proyectos.

Para ello Audi ha empleado distintas soluciones de Atlassian , para gestionar los proyectos y para compartir y colaborar toda la documentación que se genera. Los resultados han sido excelentes, se ha conseguido que el equipo comparta muchas más  documentación que antes de poner en marcha estas soluciones, aumentando con ello la transparencia y la eficiencia.

Ver artículo original Audi Engineers Race to the Finish Line With Atlassian.

 

IBM y SAP compartiendo experiencias sobre el uso de las redes sociales en las empresas

Me ha llamado la atención el vídeo de estos directivos de IBM y SAP focalizados en el mundo social, a destacar de su contenido:

– Primero el hecho en sí, es decir, se trata de una conversación entre 2 grandes empresas que son competencia y a pesar de esta condición, comparten experiencias entorno al ámbito de las redes sociales y su puesta en marcha en las empresas, no estoy acostumbrado, es quizás más propio de otros países, lástima.

– Luis Suárez, media de 4 emails diarios, ¿increible no? ha conseguido llevar muchas conversaciones a las redes sociales, como consecuencia ha ganado en productividad personal.

– La gente está demandando más transparencia, sobre todo los clientes.

– Cuanto más transparente más confianza, algo vital para conseguir nuevas ventas.

– La puesta en marcha de las redes sociales deben de vincularse a un objetivo de negocio.

Ejemplo de empresa B2B usando las redes sociales: BASF

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BASF empezó a poner en marcha su propia red social en el año 2008, 5 años más tarde, alrededor de 35.000 empleados (sobre un total de 110.000) ya la están utilizando. Aspectos más importantes en el proyecto:

(1)    Objetivos de la solución. 3 objetivos principales:

  1. Perfil activo de los usuarios. El objetivo principal es que los empleados de BASF usaran la solución para comunicarse, compartir el conocimiento y colaborar.
  2.  Una sola red. Convertir la nueva solución en la red corporativa, ello implicaba abandonar la mayor parte de las aplicaciones que existían y que no estaban integradas en la red corporativa.
  3. Crear valor. Con la participación de todos los empleados, crear casos de uso con la nueva solución que supondrían una mejora en la eficiencia y productividad de la organización.

(2)    La participación de las personas. El reto más importante a abordar es conseguir la participación de las personas en la red social. La mayor parte de ellos no están acostumbrados a compartir su conocimiento en una red abierta o a colaborar con compañeros en una comunidad, hasta ahora sólo utilizan el email como único medio de comunicación.

(3)    Involucración de la dirección y de los empleados. ¿Qué aproximación realizar? ¿arriba-abajo? ¿abajo-arriba? En el caso de BASF se realizaron las 2. Por un lado, un miembro del comité de dirección de empresa se involucró desde el inicio en el proyecto,  máximo sponsor del proyecto, y por otro lado, un grupo de empleados se identificaron como expertos.

(4)    No saltarse el piloto. Es importante arrancar con un alcance reducido funcional y de miembros, que sirva para probar la red y los casos de uso objetivo del proyecto.

(5)    Identificar la solución adecuada. La solución debe de contener la funcionalidad identificada como adecuada para cubrir los requisitos y objetivos identificados en el proyecto.

(6)    Campaña de lanzamiento. Crear y dejar la herramienta es sinónimo de fracaso, tan importante como crear la solución tecnológica, es el proyecto de comunicación e información de la solución. Se evitó hablar de tecnología, se hablaba sólo de negocio, cómo utilizar el nuevo medio para hacer de forma más eficiente su trabajo, hablando de los casos de uso y procesos implicados.

(7)    Soporte online y offline. Crear material de ayuda que explique qué y cómo utilizar de la red social.

(8)    Trabajar para que vayan incorporándose nuevos usuarios en la red. Según su tipología (innovador, early adopter, early majority, …).

(9)    Equipo interno con el rol de community manager. Encargado de:

  1. Realizar demostraciones de cómo emplear la red.
  2. Visitar áreas, departamentos, oficinas más importantes para explicar la solución.
  3. Ayudar a las unidades de negocio, equipos de proyectos, conseguir sus objetivos de negocio empleando la nueva solución.
  4. Desarrollar un manual de buenas prácticas.
  5. Identificar usuarios más activos y solicitarles la ayuda en la promoción de la solución.
  6. Promover compartir la información y el diálogo usando la nueva red social.
  7. Ser el punto de referencia de todos los usuarios de la red a la hora de solicitar ayuda o cambios en la red.

Ver artículo original.

Cómo mejorar la productividad con una red social: email e información

Productividad

La productividad.

Es uno de los objetivos más codiciados en el mundo empresarial, y más en estos  días en los que las empresas se estresan reduciendo la estructura pero no así el trabajo, pero ¿cómo podemos mejorar la productividad? Mi propuesta es empezar a trabajar 2 aspectos en la empresa: el email y la información.

Email.

Nunca se ha considerado en serio este medio, se ha puesto en funcionamiento sin establecer una mínima formación ni definir unos criterios, ello ha convertido al email como un foco de improductividad notable: ¿cuántos mensajes se remiten sin medir a quién se dirige y a quién se copia? Buzones repletos de información sin saber qué es lo importante y qué es lo urgente. ¿Habéis realizado una discusión con más de una persona a través del email? ¿Habéis puesto fecha a una reunión? El resultado suele ser en la mayor parte de las ocasiones de locos.

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Información.

Cada vez se maneja más información en la empresa: por un lado los sistemas de gestión (ERP, CRM, cuadros de mando, …), por otro los documentos (presentaciones comerciales, ofertas, pedidos, facturas, …) ¿no os ha pasado nunca no encontrar la última versión de la presentación de compañía? ¿o la plantilla actualizada para realizar una propuesta? ¿o realizar nuevamente la presentación de un proyecto sin aprovechar el trabajo realizado por otro colega de otra oficina? Y la información externa ¿tenéis un sitio en la empresa donde compartir un artículo interesante de la competencia, o el anuncio de una formación interesante, o la información de un contacto en linkedin, …?

Las empresas se han preocupado de poner en marcha sistemas para registrar y publicar la información pero no de soluciones para que la gente pueda encontrar de una forma ágil y sencilla todo el contenido compartido.

Existen soluciones colaborativas en formatos muy parecidos a las redes sociales que proponen nuevas formas de comunicación y colaboración proponiendo medios que junto con la formación y la definición de criterios posibilitan lograr una mejora significativa en la tan ansiada productividad.

AT&T: Caso éxito uso redes sociales en una empresa B2B

Empresa 2.0, caso éxito B2B y redes sociales

Ejemplo de éxito rotundo de una estrategia de marketing de contenidos, definiendo e implementando una estrategia con éxito, pasos llevados a cabo:

(1) Se empieza por lo más importante, es decir, definir qué se pretende conseguir, a quién se quiere llegar y qué se desea promocionar; es decir, se define una estrategia en toda regla.

(2) Con los objetivos planteados se busca dónde está el cliente y cómo llegar a él, redes sociales y tipos de contenidos.

(3) Se decide así, usar el blog como hub principal de los contenidos, usando el lenguaje del cliente no del proveedor (muchas veces hablamos para nosotros mismos y para la compentencia), y promocionando los contenidos en linkedin y twitter.

(4) Se busca la conversación tanto con los potenciales clientes como con influenciadores en las redes sociales.

(5) El resultado es que antes de iniciar los procesos de compra, ellos tenían ganado una posición de confianza obtenida por la acción y trabajo durante un tiempo en las redes sociales.

Para ver detalle del caso ir al siguiente enlace Caso éxito AT&T.

Los responsables de IT empiezan a tomar posiciones con respecto a la movilidad

En un estudio realizado por al empresa Accenture, la mobilidad emerge como uno de los aspectos tecnológicos que más van a influir en el mundo de la empresa en los próximos años, tanto a nivel de nuevas formas de ingresos, interacción con el cliente o la forma de entender y gestionar el negocio.

Los CIOs / responsables de informática van tomando posiciones, en la #infografía se muestran las conclusiones del estudio.

The-Accenture-CIO-2013-Mobility-Survey-Infographic (1)