Dime qué Intranet tienes y te diré en qué organización trabajas

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Este título lo he apropiado de un artículo de Ana Carrillo titulado “Cara y cruz de las redes sociales internas”, un título que lo matizaría un poco más dejándolo en “Cara y cruz del uso de las redes sociales internas”, las redes sociales internas, son un medio y no un fin, potencian el cambio a una aproximación más transparente, más colaborativa, pero antes es preciso que la organización haya iniciado ese paso hacia esa cultura más abierta.  Ana lo señala ya en su artículo y coincido plenamente: “los problemas de comunicación interna o de gestión de la información en una organización no son el correo electrónico, ni el móvil, ni por extensión, la intranet de la empresa, ni la plataforma de firma electrónica, por poner un ejemplo. No son las herramientas. Como señala Tessi, en lo que respecta a la comunicación interna hay unas causas previas y más profundas: la ausencia o deficiencia de estrategias, la ausencia de valores, la dirección unilateral de los mensajes, la polarización en la emisión, etc. Por lo que respecta a la gestión de la información, podríamos añadir la ausencia de una política de gestión de la información.”

El factor de éxito principal de una intranet, sea social o no, es la importancia que las direcciones otorgan a la comunicación, a la conversación, a la participación, a la colaboración, ¿son importantes todas estas palabras? ¿sí? Entonces, seguro que las direcciones definen y desarrollan una estrategia en este ámbito invirtiendo personas, herramientas y tiempo a su puesta en marcha y mantenimiento.

Y la razón no es otra más que el hecho probado una y otra vez en casos de éxito y estudios de los beneficios de la puesta en marcha de los principios y medios colaborativos, estudios como los realizados por la empresa Mckinsey en el año 2012 “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” y en el año 2015 “Transforming the business through social tools“, donde se muestran claramente como las empresas mejoran notablemente su productividad y gestión del conocimiento por la puesta en marcha de una cultura donde colaborar y compartir tienen sitios preferentes. Y sin embargo, los casos que más he encontrado en el mundo industrial, son 2:

Caso 1. Empresas que cuentan con una intranet pero de aquella manera:

–       La empresa tiene una sección de noticias pero no están actualizadas.

–       No se pueden encontrar los documentos, no funciona bien el indexador, tiene etiquetas pero la gente no las cumplimenta, al final se tira del servidor y se mueve a través del árbol de carpetas y documentos, aunque a veces no me acuerdo dónde han dejado los compañeros (e incluso uno mismo) la documentación..

–       No se pueden introducir comentarios a ningún contenido.

–       La dirección no comunica nada.

–       Se pueden ver las vacaciones, el calendario e incluso las reservas de recursos comunes como salas de reuniones, proyectores, …

–       No es posible la conexión vía móvil o tableta, hay que estar delante de un ordenador para conectarse y eso muchas veces no es posible.

–       No se añaden nuevas funcionalidades, en muchos casos ha sido  realizada en Sharepoint, ha costado mucho implantarla, cuesta mucho mantenerla y cuesta mucho mejorarla, por lo tanto la solución va quedando obsoleta en diseño, usabilidad y tecnología.

Caso 2. Empresas sin intranet alguna. Las únicas soluciones son el email y el explorador de Windows para colaborar y comunicar con los compañeros, colaboradores y clientes.

Así en ambos casos, tener una intranet “solidificada” o la ausencia absoluta de alguna, trasmiten la poca importancia que las direcciones conceden a la conversación, a la colaboración, a la información, al conocimiento,…, pues eso, dime qué Intranet tienes y te diré en qué organización trabajas.

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Aumentando la productividad del equipo: SMEI (Single Minute Exchange of Information)

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Just in Time, Lean manufacturing, teoría de las restricciones de Goldratt, Single Minute Exchange of Die, …, infinidad de teorías y métodos, infinidad de libros, infinidad de cursos, infinidad de webs, una pila de estudios para ser más eficientes y productivos en la planta, reducir el plazo de fabricación de una pieza, de una máquina, de un lote, unos segundos son vitales para disminuir los costes de nuestros productos, para ser competitivos, ¿qué directivo no presta atención a una iniciativa que vaya en esa dirección?

Y sin embargo ¿cuánto tiempo invierten los ingenieros técnicos en localizar la última versión de requisitos del cliente? ¿Cuantas veces los comerciales han realizado la misma presentación a dos clientes diferentes? ¿Cuánto tiempo el equipo pierde buscando, ordenando y respondiendo emails? En muchas empresas el grupo de personas que gestiona conocimiento e información es cada vez más numeroso (comerciales, ingenierías, I+D, finanzas, mantenimiento, mandos intermedios, directivos), y además  el coste salarial de este colectivo es el más alto de la empresa, bueno, pues a pesar de ello, es decir, de la ineficiencia e improductividad mencionadas, pocas empresas prestan atención alguna a este potencial de mejora.

Y la mejora está a pocos clicks de distancia, estamos hablando de proyectos de poco impacto económico y poco impacto en esfuerzo, soluciones tecnológicas que permiten desplegar en la nube entornos colaborativos propios que permiten compartir carpetas, documentos, textos de una forma innovadora, con buscadores que permiten buscar el contenido dentro de los documentos, soluciones accesibles dentro y fuera de la empresa, desde el ordenador, la tableta o el smartphone, limitar el uso del email a las comunicaciones 1 a 1, acciones pequeñas y concretas con resultados que se pueden transformar en un aumento de productividad, de un colectivo “olvidado” por las direcciones.

Lista de Soluciones Colaborativas: funcionalidad, precios, comparativas

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La web GETAPP, en la página dedicada al software colaborativo, ofrece una amplia gama de información clasificada por múltiples criterios: por funcionalidad ofrecida, oferta por país, por sistema operativo, por plataforma, por modelo de precios, por tipo de cliente, etc. Aquí dejo un pantallazo de lo que podáis encontrar.

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Adidas: El partido ha terminado para la intranet tradicional

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El punto de partida es el mismo que el de otras empresas antes de afrontar un proyecto de estas características, y el mismo que la realidad actual en muchas otras de ellas, demasiada información pero no está accesible, mala comunicación entre departamentos y oficinas, y muy escasa colaboración. Por ello, el grupo Adidas se planteó abordar un proyecto de cambio de implantación de una nueva intranet, con un enfoque más “social” o “colaborativo”, que permita resolver los problemas actuales de información, comunicación y colaboración.

Los objetivos y funcionalidad planteados fueron los siguientes:

(1) Estar informado.

– Centro de noticias. Noticias de la empresa, áreas, departamentos.

– Búsqueda de información. Buscador que permite encontrar la información de manera sencilla y rápida.

(2) Estar conectados.

– Micro-blogging. Como elemento principal de comunicación, discusiones, preguntas.

– Comunidades. Para compartir conocimiento por áreas específicas.

– Búsqueda de personas. Para saber quien conoce o tiene una experiencia determinadas.

(3) Alineadas con el negocio.

– Tareas y grupos de trabajo determinados principalmente.

Ver artículo original.

El mítico explorador de windows sigue siendo clave en el día a día de las empresas

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El año 1990 fue un año especial para mí, fue el año de mi estreno laboral, empecé a trabajar en una consultoría en San Sebastián, mi medio de trabajo principal era un ordenador personal, el cual no estaba conectado con el resto de ordenadores, con lo que para compartir ficheros empleábamos discos, sí así es, discos duros o flexibles, también conocidos estos últimos como floppys, ¿alguien se acuerda de  los floppys?), desde el explorador de carpetas y documentos de Windows seleccionamos el contenido a compartir y lo copiábamos al disco, luego la persona a la que iba dirigido el contenido, debía de recuperar dichos documentos desde el disco y grabarlos en su ordenador, y si la persona no estaba en tu oficina, debías llamar a una empresa de transporte para hacerlo llegar a su destino, ¡vaya tela con el proceso!

 

Afortunadamente las redes locales, internet y el correo electrónico han transformado casi en inmediatez un proceso que podía durar días.  Ahora bien, de dicho proceso hay algo que se mantiene en la operativa del día a día de muchas empresas, me atrevería a decir de la mayoría de las empresas: el explorador de carpetas y documentos de Windows.

 

Muchas empresas todavía mantienen ese sistema como medio principal para compartir información y conocimiento, las razones son diversas:

 

(1) Muchas empresas no tienen los medios para poner en marcha un portal interno.

(2) Aunque la empresa llegue a poner en marcha dicho portal, todavía hay bastantes personas (por encima de 35 años) que les es muy difícil salirse del clásico (mítico dirían mis hijos) explorador de Windows, con lo que el día a día les hace volver al explorador de siempre y abandonar el portal.

 

Pero este medio querido por muchos, es altamente ineficaz, ya que no es fácil encontrar la información (no nos acordamos del nombre de la carpeta donde había que dejar un determinado tipo de documentos), lo que provoca que los documentos estén duplicados en diferentes carpetas, en definitiva, es un foco importante de improductividad, es sorprendente que pasados más de 20 años, no se haya ideado ninguna solución que haya triunfado y sustituido a este medio.

Ejemplo B2B usando redes sociales: AUDI

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El principal centro de I+D de Audi se encuentra situado en Ingolstadt and Neckarsulm, Alemania, agrupa por un lado alrededor de 6.000 empleados (ingenieros, diseñadores, desarrolladores de software y equipos de calidad) y por otro a un conjunto de proveedores distribuidos en todo el mundo. Este centro de I+D gestiona todos los proyectos de desarrollo de los sistemas estandarizados del grupo VW.

El desafío más importante que se presenta en este centro de I+D es mantener coordinadas a todas las partes involucradas en estos proyectos.

Para ello Audi ha empleado distintas soluciones de Atlassian , para gestionar los proyectos y para compartir y colaborar toda la documentación que se genera. Los resultados han sido excelentes, se ha conseguido que el equipo comparta muchas más  documentación que antes de poner en marcha estas soluciones, aumentando con ello la transparencia y la eficiencia.

Ver artículo original Audi Engineers Race to the Finish Line With Atlassian.

 

IBM y SAP compartiendo experiencias sobre el uso de las redes sociales en las empresas

Me ha llamado la atención el vídeo de estos directivos de IBM y SAP focalizados en el mundo social, a destacar de su contenido:

– Primero el hecho en sí, es decir, se trata de una conversación entre 2 grandes empresas que son competencia y a pesar de esta condición, comparten experiencias entorno al ámbito de las redes sociales y su puesta en marcha en las empresas, no estoy acostumbrado, es quizás más propio de otros países, lástima.

– Luis Suárez, media de 4 emails diarios, ¿increible no? ha conseguido llevar muchas conversaciones a las redes sociales, como consecuencia ha ganado en productividad personal.

– La gente está demandando más transparencia, sobre todo los clientes.

– Cuanto más transparente más confianza, algo vital para conseguir nuevas ventas.

– La puesta en marcha de las redes sociales deben de vincularse a un objetivo de negocio.

Ejemplo de empresa B2B usando las redes sociales: BASF

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BASF empezó a poner en marcha su propia red social en el año 2008, 5 años más tarde, alrededor de 35.000 empleados (sobre un total de 110.000) ya la están utilizando. Aspectos más importantes en el proyecto:

(1)    Objetivos de la solución. 3 objetivos principales:

  1. Perfil activo de los usuarios. El objetivo principal es que los empleados de BASF usaran la solución para comunicarse, compartir el conocimiento y colaborar.
  2.  Una sola red. Convertir la nueva solución en la red corporativa, ello implicaba abandonar la mayor parte de las aplicaciones que existían y que no estaban integradas en la red corporativa.
  3. Crear valor. Con la participación de todos los empleados, crear casos de uso con la nueva solución que supondrían una mejora en la eficiencia y productividad de la organización.

(2)    La participación de las personas. El reto más importante a abordar es conseguir la participación de las personas en la red social. La mayor parte de ellos no están acostumbrados a compartir su conocimiento en una red abierta o a colaborar con compañeros en una comunidad, hasta ahora sólo utilizan el email como único medio de comunicación.

(3)    Involucración de la dirección y de los empleados. ¿Qué aproximación realizar? ¿arriba-abajo? ¿abajo-arriba? En el caso de BASF se realizaron las 2. Por un lado, un miembro del comité de dirección de empresa se involucró desde el inicio en el proyecto,  máximo sponsor del proyecto, y por otro lado, un grupo de empleados se identificaron como expertos.

(4)    No saltarse el piloto. Es importante arrancar con un alcance reducido funcional y de miembros, que sirva para probar la red y los casos de uso objetivo del proyecto.

(5)    Identificar la solución adecuada. La solución debe de contener la funcionalidad identificada como adecuada para cubrir los requisitos y objetivos identificados en el proyecto.

(6)    Campaña de lanzamiento. Crear y dejar la herramienta es sinónimo de fracaso, tan importante como crear la solución tecnológica, es el proyecto de comunicación e información de la solución. Se evitó hablar de tecnología, se hablaba sólo de negocio, cómo utilizar el nuevo medio para hacer de forma más eficiente su trabajo, hablando de los casos de uso y procesos implicados.

(7)    Soporte online y offline. Crear material de ayuda que explique qué y cómo utilizar de la red social.

(8)    Trabajar para que vayan incorporándose nuevos usuarios en la red. Según su tipología (innovador, early adopter, early majority, …).

(9)    Equipo interno con el rol de community manager. Encargado de:

  1. Realizar demostraciones de cómo emplear la red.
  2. Visitar áreas, departamentos, oficinas más importantes para explicar la solución.
  3. Ayudar a las unidades de negocio, equipos de proyectos, conseguir sus objetivos de negocio empleando la nueva solución.
  4. Desarrollar un manual de buenas prácticas.
  5. Identificar usuarios más activos y solicitarles la ayuda en la promoción de la solución.
  6. Promover compartir la información y el diálogo usando la nueva red social.
  7. Ser el punto de referencia de todos los usuarios de la red a la hora de solicitar ayuda o cambios en la red.

Ver artículo original.

RESTILING LA INTRANET A LA FILOSOFÍA 2.0

Otro ejemplo más de cómo aplicar los conceptos 2.0 a la hora de actualizar la intranet. La empresa es la multinacional holandesa OCÉ, que fabrica, distribuye y realiza servicios relacionadas con las impresoras. Aspectos más importantes de la implantación:

1.- Premisas de partida.

– Poco dinero y necesidad de mejorar la comunicación y colaboración de las personas.

– Silos de información independientes.

2.- Soluciones 2.0 implantadas:

– Microblogging, wiki, blog, social bookmarking

3.- Aspectos más destacables de la implantación:

– Se constanta nuevamente que son proyectos de personas no de tecnologia.

– Ha cambiado la cultura de la empresa, mejorando la colaboración y comunicación de los empleados.

– La facilidad de su tecnología, ha conllevado una puesta en marcha más rápida y sin depender de IT.

– Se cambia una intranet, realizada con un enfoque anticuado (aunque es la que predomina actualmente), con un coste muy elevado en su mantenimiento.

– En este caso el ahorro de costes del nuevo planteamiento es muy claro.

Creo que tarde o temprano, tocará este restiling de las intranet actualmente en vigor, con un enfoque hacia el 2.0, pero ojo que muchos dirigentes pueden quedarse por el camino, al no entender o no ser capaces de lo que 2.0 significa.

EMPEZAR LA INTRANET DESDE CERO: NUEVA SOLUCIÓN, EL CONTENIDO LO PONEN LOS USUARIOS

Eso es lo que la dirección de IBS decidió, tras escuchar la filisofía que subyace detrás del concepto EMPRESA 2.0, vamos a proporcionar la herramienta, el contenido debe de ser resultado de la participación de todas las personas que trabajan en IBS, la intranet debe de dejar ser un elemento de comunicación de la dirección de IBS, y debe de convertirse en una solución que permita compartir el conocimiento atesorado por los 1.100 empleados distribuidos en 22 países, hasta ahora cada país se había convertido en un silo independiente de información.

ALGUNOS DATOS SOBRE EL USO DE LA NUEVA INTRANET.


Algunos datos que son importantes acerca de la implantación y uso de la solución:

– Las funcionalidades de más éxito han tenido son la solución de wiki, la compartición de ficheros/documentos y los comentarios.

– En los primeros 4 meses se registraron 6.500 contribuciones en el wiki, 2.500 ficheros y 24 nuevos blog.

– El mes donde más aportaciones se produjeron fue un mes después del inicio, como fruto del “traslado” de muchos de los materiales desde la antigua intranet a la nueva.

– De 1.100 empleados, 943 se han registrado en el nuevo sistema pero sólo 143 han contribuido con el contenido, poco más del 15% de los usuarios registrados, en un sistema abierto las estadísticas señalan que sólo el 10% de las personas que frecuentan estos sistemas, contribuyen con su contenido; sin embargo para sistemas internos como el que nos ocupa se deben de conseguir que el 40% y 60% de los registrados participen, llegar al 100% es imposible, estos últimos datos reflejan la opinión del autor del artículo.

Este último punto es curioso, siempre he leído que uno de los aspectos más atrayentes de la filosofía 2.0, es que el usuario contribuye con su contenido, bueno y entonces ¿cómo sólo un 10% de los visitantes actúa según esta filosofía?

CONCLUSIONES.

Decisiones clave:

  • No actualizar la intranet actual con funcionalidades sociales, es mejor empezar de cero, implantar una solución no su contenido

Desafíos:

  • Incrementar el porcentaje de contribuidores desde el 15% al 40%.

Sorpresas:

  • La creación de un BLOG por parte de la dirección, el cual supuso un acercamiento con los empleados de la empresa, el tono y contenido, tuvo mucho que decir al respecto.

Realidad:

  • Poner en marcha una solución de EMPRESA 2.0 es posible, y los resultados son sorprendentes en aspectos tan difíciles de conseguir como: identificación con la empresa, eliminación de las barreras geográficas, compartir conocimientos y una mejor comunicación entre la dirección y empleados.

ACERCA DEL AUTOR Y LA EMPRESA.

El artículo original se puede encontrar en el siguiente enlace http://bit.ly/9hbsoE.

El autor es RICHARD HANSSON, especializado en la implementación del concepto de EMPRESA 2.0.

La empresa IBS es una consultura especializada en la implantación de software DRP (Planificación de recursos de distribución), empresa multinacional localizada en 22 países y con un total de 1.100 empleados.