Según Gartner, el 80% de los proyectos tecnológicos colaborativos fracasan ¿cómo siempre ha sucedido con las TIC, no?

Gartner

 

Según Gartner el 80% de los proyectos de soluciones colaborativas e intranets sociales fracasan, ¿la razón? Que las empresas siguen considerando la tecnología primero, bueno primero y último yo diría.

En la mayor parte de las empresas, la tecnología, es considerada como un mal necesario, gran parte de ellas han tenido más de una experiencia negativa, todas han pasado por el calvario de la implantación de un ERP, se dice que se vende mal, yo añadiría que se compra peor, si escalamos de 1 a 10 el alcance en términos de funcionalidad de una solución IT, el cliente necesita un 6, pero pide un 9, si a eso le sumamos, que el precio es el parámetro definitivo de decisión, el fracaso está asegurado.

En cualquier caso, en muchas empresas, los procesos de negocio ya están definidos y funcionando, tienen claro la operativa y sus requisitos, poner un ERP, es automatizar algo que ya lleva operando un tiempo, al usuario no le tienes que explicar qué es una estructura de materiales ni una ruta de operaciones, simplemente le debes formar en cómo darlas de alta y mantenerlas con la nueva herramienta.

Sin embargo, el escenario cambia completamente cuando queremos implantar una red social corporativa, una nueva intranet que permita a los usuarios compartir sus experiencias, opiniones, informaciones, conversar. El problema consiste en que afrontamos el proyecto como lo hemos realizado hasta el momento con la puesta en marcha de otras soluciones TIC (como el ERP, CRM, …), es decir, considerando sólo la tecnología: implantamos, formamos y nos vamos; no consideramos los procesos de negocio porque ya están ahí, en la mayor parte de casos, las empresas no los cambian y buscan en la nueva solución un medio más efectivo de su automatización. Y ahí está el problema, llegamos a la empresa, instalamos, formamos y nos vamos, la diferencia es que la empresa no tiene ni procesos, ni cultura de compartir y colaborar, por eso los usuarios se encuentran con una herramienta más o menos bonita pero sin saber qué pueden hacer con ella, ni cómo le va a ayudar en su trabajo. Por eso, antes de poner en marcha una solución colaborativa, solución 2.0, primero hay que ver por dónde empezar, ¿Dónde asocio la capa de conversación y colaboración en la organización? ¿Qué áreas, procesos, grupos, son más cercanos a esta cultura? ¿Tengo que cambiar la cultura de las personas con alguna responsabilidad? Es decir, primero procesos y organización y luego ya si eso, busca la solución que mejor te permita afrontar este nuevo acercamiento.

Dime qué Intranet tienes y te diré en qué organización trabajas

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Este título lo he apropiado de un artículo de Ana Carrillo titulado “Cara y cruz de las redes sociales internas”, un título que lo matizaría un poco más dejándolo en “Cara y cruz del uso de las redes sociales internas”, las redes sociales internas, son un medio y no un fin, potencian el cambio a una aproximación más transparente, más colaborativa, pero antes es preciso que la organización haya iniciado ese paso hacia esa cultura más abierta.  Ana lo señala ya en su artículo y coincido plenamente: “los problemas de comunicación interna o de gestión de la información en una organización no son el correo electrónico, ni el móvil, ni por extensión, la intranet de la empresa, ni la plataforma de firma electrónica, por poner un ejemplo. No son las herramientas. Como señala Tessi, en lo que respecta a la comunicación interna hay unas causas previas y más profundas: la ausencia o deficiencia de estrategias, la ausencia de valores, la dirección unilateral de los mensajes, la polarización en la emisión, etc. Por lo que respecta a la gestión de la información, podríamos añadir la ausencia de una política de gestión de la información.”

El factor de éxito principal de una intranet, sea social o no, es la importancia que las direcciones otorgan a la comunicación, a la conversación, a la participación, a la colaboración, ¿son importantes todas estas palabras? ¿sí? Entonces, seguro que las direcciones definen y desarrollan una estrategia en este ámbito invirtiendo personas, herramientas y tiempo a su puesta en marcha y mantenimiento.

Y la razón no es otra más que el hecho probado una y otra vez en casos de éxito y estudios de los beneficios de la puesta en marcha de los principios y medios colaborativos, estudios como los realizados por la empresa Mckinsey en el año 2012 “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” y en el año 2015 “Transforming the business through social tools“, donde se muestran claramente como las empresas mejoran notablemente su productividad y gestión del conocimiento por la puesta en marcha de una cultura donde colaborar y compartir tienen sitios preferentes. Y sin embargo, los casos que más he encontrado en el mundo industrial, son 2:

Caso 1. Empresas que cuentan con una intranet pero de aquella manera:

–       La empresa tiene una sección de noticias pero no están actualizadas.

–       No se pueden encontrar los documentos, no funciona bien el indexador, tiene etiquetas pero la gente no las cumplimenta, al final se tira del servidor y se mueve a través del árbol de carpetas y documentos, aunque a veces no me acuerdo dónde han dejado los compañeros (e incluso uno mismo) la documentación..

–       No se pueden introducir comentarios a ningún contenido.

–       La dirección no comunica nada.

–       Se pueden ver las vacaciones, el calendario e incluso las reservas de recursos comunes como salas de reuniones, proyectores, …

–       No es posible la conexión vía móvil o tableta, hay que estar delante de un ordenador para conectarse y eso muchas veces no es posible.

–       No se añaden nuevas funcionalidades, en muchos casos ha sido  realizada en Sharepoint, ha costado mucho implantarla, cuesta mucho mantenerla y cuesta mucho mejorarla, por lo tanto la solución va quedando obsoleta en diseño, usabilidad y tecnología.

Caso 2. Empresas sin intranet alguna. Las únicas soluciones son el email y el explorador de Windows para colaborar y comunicar con los compañeros, colaboradores y clientes.

Así en ambos casos, tener una intranet “solidificada” o la ausencia absoluta de alguna, trasmiten la poca importancia que las direcciones conceden a la conversación, a la colaboración, a la información, al conocimiento,…, pues eso, dime qué Intranet tienes y te diré en qué organización trabajas.

Aumentando la productividad del equipo: SMEI (Single Minute Exchange of Information)

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Just in Time, Lean manufacturing, teoría de las restricciones de Goldratt, Single Minute Exchange of Die, …, infinidad de teorías y métodos, infinidad de libros, infinidad de cursos, infinidad de webs, una pila de estudios para ser más eficientes y productivos en la planta, reducir el plazo de fabricación de una pieza, de una máquina, de un lote, unos segundos son vitales para disminuir los costes de nuestros productos, para ser competitivos, ¿qué directivo no presta atención a una iniciativa que vaya en esa dirección?

Y sin embargo ¿cuánto tiempo invierten los ingenieros técnicos en localizar la última versión de requisitos del cliente? ¿Cuantas veces los comerciales han realizado la misma presentación a dos clientes diferentes? ¿Cuánto tiempo el equipo pierde buscando, ordenando y respondiendo emails? En muchas empresas el grupo de personas que gestiona conocimiento e información es cada vez más numeroso (comerciales, ingenierías, I+D, finanzas, mantenimiento, mandos intermedios, directivos), y además  el coste salarial de este colectivo es el más alto de la empresa, bueno, pues a pesar de ello, es decir, de la ineficiencia e improductividad mencionadas, pocas empresas prestan atención alguna a este potencial de mejora.

Y la mejora está a pocos clicks de distancia, estamos hablando de proyectos de poco impacto económico y poco impacto en esfuerzo, soluciones tecnológicas que permiten desplegar en la nube entornos colaborativos propios que permiten compartir carpetas, documentos, textos de una forma innovadora, con buscadores que permiten buscar el contenido dentro de los documentos, soluciones accesibles dentro y fuera de la empresa, desde el ordenador, la tableta o el smartphone, limitar el uso del email a las comunicaciones 1 a 1, acciones pequeñas y concretas con resultados que se pueden transformar en un aumento de productividad, de un colectivo “olvidado” por las direcciones.

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Lista de Soluciones Colaborativas: funcionalidad, precios, comparativas

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La web GETAPP, en la página dedicada al software colaborativo, ofrece una amplia gama de información clasificada por múltiples criterios: por funcionalidad ofrecida, oferta por país, por sistema operativo, por plataforma, por modelo de precios, por tipo de cliente, etc. Aquí dejo un pantallazo de lo que podáis encontrar.

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CEOs y redes sociales

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A mediados de año 2013, CEO.com publicó un estudio realizado acerca de la presencia en las redes sociales de los CEOs de la lista Fortune 500 (empresas más grandes por su facturación). Aspectos más destacables de dicho estudio

– El 68% de los CEOs no tienen presencia alguna en las principales redes sociales (facebook, twitter, linkedin, google +).

– El 28% están presentes en linkedin.

– El 7% están presentes en facebook.

– El 5% están presentes en twitter.

– 4 razones de su ausencia en las redes sociales: no tienen suficiente tiempo, no están confortables con la transparencia, los riesgos de estar presentes y la resistencia al cambio.

El autor del artículo (artículo original publicado en linkedin), apunta algunos aspectos en los que coincido:

– No tenemos tiempo en las tareas que nos les vemos valor.

– Las redes sociales son importantes para hablar pero sobre todo para escuchar, lo que dicen nuestros clientes, el mercado, la competencia, nuestros empleados, …

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Las mejoras acciones de generación de leads (nº leads y coste adquisición)

Gráfico muy significativo a la hora de valorar las estrategias de generación de leads (oportunidades), considerando el nº de leads, el coste de adquisición del lead, y el valor del ingreso cuando el lead se transforma en ventas. Las 3 acciones mejor colocadas son: Las referencias de contactos y clientes, la campaña email de base de datos propia y la web.

Y en vuestro caso ¿os cuadra el gráfico? Infografia original

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Guía de Marketing B2B

Buena guía a seguir para las acciones de marketing B2B: Notoriedad de marca, generación y mantenimiento de oportunidades, generación de ventas, son los procesos principales en los procesos de marketing y venta, en este infografía se muestran los medios online (linkedin, twitter, facebook, pinterest, slideshare, youtube, email) más importantes en cada uno de los procesos mencionados.

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La tecnología sí importa

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Pues sí, en los últimos años se está lanzando el mensaje que cuando se hable de redes sociales y empresa, la tecnología no importa, que lo verdaderamente determinante es el ámbito de la puesta en marcha de la nueva cultura, de la gestión del cambio, de la comunicación y la colaboración.

Pues no, no estoy de acuerdo, sin la tecnología no podemos plantearnos y llevar a cabo muchas cosas tanto en el ámbito personal como en el ámbito profesional:

– Escucho un progama en la radio sobre un aventurero que se dedica a viajar por el mundo fotografiando todo lo que se encuentra por el camino, veo su web, me encantan sus fotos, conversamos vía email y twitter, yo desde Donosti y él en Perú.

– Tenemos un pico de carga en varios proyectos, necesitamos un determinado perfil con conocimientos específicos en ciertas tecnologías, me asomo a linkedin, hago una búsqueda y me conecto con 6 candidatos, 3 de ellos me responden interesados 30 minutos después.

– Busco casos de uso y experiencias de empresas en el ámbito de las redes sociales, hago determinadas búsquedas en google y encuentro no sólo ejemplos sino también profesionales con los que puedo compartir experiencias en medio mundo: California, Nueva York, Colombia, Canada, Francia, Dinamarca, …, ojo y también en el mismo País Vasco, pero no había tenido la ocasión de conocerles.

– Quiero crear un espacio de colaboración con mis distribuidores en diferentes países, queremos tener un espacio donde compartir conocimientos y experiencias y así alinear la estrategia y acciones en todos los países donde mi empresa está presente, en 1 día tengo 3 soluciones donde crear ese espacio, con un coste muy económico y sin hipotecar mi futuro, ya que el pago es por uso, no tengo que pedir permiso a nadie, el coste y riesgo son mínimos.

Ninguna de estas acciones las podría haber realizado sin una infraestructura de comunicaciones adecuada, sin internet, sin las redes sociales, sin ellas no podría plantearme ni pensar en nada de esto, por ello, lo siento pero la tecnología sí importa.

Lo que resulta paradójico es que muchos dirigentes no se planteen ni piensen en estas acciones porque o bien las desconocen o bien siguen sin tomarlas en serio.

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El email una pesadilla a la hora de colaborar

Cada vez hay más voces en contra del uso del email en determinadas circunstancias, cuando se precisa una decisión de grupo, a la hora de aprobar un documento por ejemplo, en este caso, el email es altamente improductivo, todos creo que hemos padecido (y todavía lo que nos queda) una situación como la reflejada en este vídeo.

Internet y las redes sociales en las empresas, ni están ni se les espera

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Internet y las redes sociales en las empresas, ni están ni se les espera, así de negro veo el corto plazo en este ámbito, aunque no tengo duda que es sólo cuestión de tiempo para que estos medios sean los medios principales en muchos ámbitos de gestión empresarial, pero mientras vamos a tener que esperar un rato largo, las 3 razones principales son las siguientes:

(1)   Las inversiones de las empresas en internet son ridículas. El 54 % tiene asignado menos de 5.000 € anuales y sólo el 13 % tiene un presupuesto superior a 20.000 € al año, según estudio realizado por Overalia ( artículo Las empresas de Gipuzkoa siguen dando la espalda a internet ).

El medio digital es igual que otros medios, sino inviertes no obtienes resultados. Cuando se dice que internet es mucho más barato, no significa que las inversiones sean ridículas, la voltereta del disparate es que al no obtener resultados, las empresas justifican su lamentable inversión diciendo “todavía hay que funcionar para que esto de internet funcione”.

(2)   Los dirigentes no están y no usan las redes sociales. Sólo el 16% de los CEOs emplean las redes sociales como medio para conseguir clientes, según estudio realizado por IBM ( artículo CEOs y redes sociales ).

Generalmente, uno de las actividades principales de la dirección de la empresa, es la promoción y venta de sus productos y servicios, es realmente chocante, que no se considere en serio el medio digital, un medio donde cada vez más potenciales clientes buscan información antes de realizar una compra.

(3)   Incapacidad de las direcciones … y empleados. Los medios sociales echan por tierra cualquier excusa para no tratar de forma abierta, transparente, para no conversar, para no compartir experiencias y conocimientos, en definitiva para no entender las relaciones con clientes, empleados y colaboradores, de acorde con la madurez y exigencia de los nuevos tiempos.

Ahora bien, continuamente escucho a muchas direcciones afirmaciones como: “Informar a mis empleados … para qué”, “la empresa va muy mal, no vendemos, no tenemos dinero ni para pagar las nóminas, no puedo perder el tiempo hablando”, “¿qué hable con mis clientes en un mismo espacio? Ya y así unos cuantos me ponen a parir y me revientan las relaciones con los clientes que me llevo bien”, “internet, redes sociales, mis clientes no están ahí”, estás y otras frases se suceden una y otra vez, ¿excusas o razones?

¿Y los empleados? ¿creéis que muchas personas están dispuestas a asumir el trabajo por objetivos? ¿a responder por el no cumplimiento de éstos? Yo creo que no, es mucho más cómodo, esperar a que me digan lo que tengo que hacer, a tener en el control de presencia, el máximo y único elemento de medición de rendimiento.

Algunos artículos que inciden en este ámbito (Innovación: ¿por qué no experimentar nuevas cosas?, Los clientes y las redes sociales ¿una amenaza o una oportunidad?)

Ejemplo B2B usando redes sociales: AUDI

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El principal centro de I+D de Audi se encuentra situado en Ingolstadt and Neckarsulm, Alemania, agrupa por un lado alrededor de 6.000 empleados (ingenieros, diseñadores, desarrolladores de software y equipos de calidad) y por otro a un conjunto de proveedores distribuidos en todo el mundo. Este centro de I+D gestiona todos los proyectos de desarrollo de los sistemas estandarizados del grupo VW.

El desafío más importante que se presenta en este centro de I+D es mantener coordinadas a todas las partes involucradas en estos proyectos.

Para ello Audi ha empleado distintas soluciones de Atlassian , para gestionar los proyectos y para compartir y colaborar toda la documentación que se genera. Los resultados han sido excelentes, se ha conseguido que el equipo comparta muchas más  documentación que antes de poner en marcha estas soluciones, aumentando con ello la transparencia y la eficiencia.

Ver artículo original Audi Engineers Race to the Finish Line With Atlassian.

 

Redes Sociales Aprovisionamiento con twitter

Venta y reaprovisionamiento con la ayuda de los propios clientes usando twitter

Quiero destacar este ejemplo de uso de redes sociales por varios motivos:

– Porque no sólo se usan las redes sociales para la venta, en este caso también sirve para reaprovisionar los puntos de venta.

– Porque lo hace con la ayuda de los propios clientes.

– Porque estamos hablando de India y el año 2010.

Ahí va merece la pena.

Ejemplo de empresa B2B usando las redes sociales: BASF

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BASF empezó a poner en marcha su propia red social en el año 2008, 5 años más tarde, alrededor de 35.000 empleados (sobre un total de 110.000) ya la están utilizando. Aspectos más importantes en el proyecto:

(1)    Objetivos de la solución. 3 objetivos principales:

  1. Perfil activo de los usuarios. El objetivo principal es que los empleados de BASF usaran la solución para comunicarse, compartir el conocimiento y colaborar.
  2.  Una sola red. Convertir la nueva solución en la red corporativa, ello implicaba abandonar la mayor parte de las aplicaciones que existían y que no estaban integradas en la red corporativa.
  3. Crear valor. Con la participación de todos los empleados, crear casos de uso con la nueva solución que supondrían una mejora en la eficiencia y productividad de la organización.

(2)    La participación de las personas. El reto más importante a abordar es conseguir la participación de las personas en la red social. La mayor parte de ellos no están acostumbrados a compartir su conocimiento en una red abierta o a colaborar con compañeros en una comunidad, hasta ahora sólo utilizan el email como único medio de comunicación.

(3)    Involucración de la dirección y de los empleados. ¿Qué aproximación realizar? ¿arriba-abajo? ¿abajo-arriba? En el caso de BASF se realizaron las 2. Por un lado, un miembro del comité de dirección de empresa se involucró desde el inicio en el proyecto,  máximo sponsor del proyecto, y por otro lado, un grupo de empleados se identificaron como expertos.

(4)    No saltarse el piloto. Es importante arrancar con un alcance reducido funcional y de miembros, que sirva para probar la red y los casos de uso objetivo del proyecto.

(5)    Identificar la solución adecuada. La solución debe de contener la funcionalidad identificada como adecuada para cubrir los requisitos y objetivos identificados en el proyecto.

(6)    Campaña de lanzamiento. Crear y dejar la herramienta es sinónimo de fracaso, tan importante como crear la solución tecnológica, es el proyecto de comunicación e información de la solución. Se evitó hablar de tecnología, se hablaba sólo de negocio, cómo utilizar el nuevo medio para hacer de forma más eficiente su trabajo, hablando de los casos de uso y procesos implicados.

(7)    Soporte online y offline. Crear material de ayuda que explique qué y cómo utilizar de la red social.

(8)    Trabajar para que vayan incorporándose nuevos usuarios en la red. Según su tipología (innovador, early adopter, early majority, …).

(9)    Equipo interno con el rol de community manager. Encargado de:

  1. Realizar demostraciones de cómo emplear la red.
  2. Visitar áreas, departamentos, oficinas más importantes para explicar la solución.
  3. Ayudar a las unidades de negocio, equipos de proyectos, conseguir sus objetivos de negocio empleando la nueva solución.
  4. Desarrollar un manual de buenas prácticas.
  5. Identificar usuarios más activos y solicitarles la ayuda en la promoción de la solución.
  6. Promover compartir la información y el diálogo usando la nueva red social.
  7. Ser el punto de referencia de todos los usuarios de la red a la hora de solicitar ayuda o cambios en la red.

Ver artículo original.

Cómo mejorar la productividad con una red social: email e información

Productividad

La productividad.

Es uno de los objetivos más codiciados en el mundo empresarial, y más en estos  días en los que las empresas se estresan reduciendo la estructura pero no así el trabajo, pero ¿cómo podemos mejorar la productividad? Mi propuesta es empezar a trabajar 2 aspectos en la empresa: el email y la información.

Email.

Nunca se ha considerado en serio este medio, se ha puesto en funcionamiento sin establecer una mínima formación ni definir unos criterios, ello ha convertido al email como un foco de improductividad notable: ¿cuántos mensajes se remiten sin medir a quién se dirige y a quién se copia? Buzones repletos de información sin saber qué es lo importante y qué es lo urgente. ¿Habéis realizado una discusión con más de una persona a través del email? ¿Habéis puesto fecha a una reunión? El resultado suele ser en la mayor parte de las ocasiones de locos.

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Información.

Cada vez se maneja más información en la empresa: por un lado los sistemas de gestión (ERP, CRM, cuadros de mando, …), por otro los documentos (presentaciones comerciales, ofertas, pedidos, facturas, …) ¿no os ha pasado nunca no encontrar la última versión de la presentación de compañía? ¿o la plantilla actualizada para realizar una propuesta? ¿o realizar nuevamente la presentación de un proyecto sin aprovechar el trabajo realizado por otro colega de otra oficina? Y la información externa ¿tenéis un sitio en la empresa donde compartir un artículo interesante de la competencia, o el anuncio de una formación interesante, o la información de un contacto en linkedin, …?

Las empresas se han preocupado de poner en marcha sistemas para registrar y publicar la información pero no de soluciones para que la gente pueda encontrar de una forma ágil y sencilla todo el contenido compartido.

Existen soluciones colaborativas en formatos muy parecidos a las redes sociales que proponen nuevas formas de comunicación y colaboración proponiendo medios que junto con la formación y la definición de criterios posibilitan lograr una mejora significativa en la tan ansiada productividad.

Mobilidad y empresa

Los responsables de IT empiezan a tomar posiciones con respecto a la movilidad

En un estudio realizado por al empresa Accenture, la mobilidad emerge como uno de los aspectos tecnológicos que más van a influir en el mundo de la empresa en los próximos años, tanto a nivel de nuevas formas de ingresos, interacción con el cliente o la forma de entender y gestionar el negocio.

Los CIOs / responsables de informática van tomando posiciones, en la #infografía se muestran las conclusiones del estudio.

The-Accenture-CIO-2013-Mobility-Survey-Infographic (1)