Dime qué Intranet tienes y te diré en qué organización trabajas

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Este título lo he apropiado de un artículo de Ana Carrillo titulado “Cara y cruz de las redes sociales internas”, un título que lo matizaría un poco más dejándolo en “Cara y cruz del uso de las redes sociales internas”, las redes sociales internas, son un medio y no un fin, potencian el cambio a una aproximación más transparente, más colaborativa, pero antes es preciso que la organización haya iniciado ese paso hacia esa cultura más abierta.  Ana lo señala ya en su artículo y coincido plenamente: “los problemas de comunicación interna o de gestión de la información en una organización no son el correo electrónico, ni el móvil, ni por extensión, la intranet de la empresa, ni la plataforma de firma electrónica, por poner un ejemplo. No son las herramientas. Como señala Tessi, en lo que respecta a la comunicación interna hay unas causas previas y más profundas: la ausencia o deficiencia de estrategias, la ausencia de valores, la dirección unilateral de los mensajes, la polarización en la emisión, etc. Por lo que respecta a la gestión de la información, podríamos añadir la ausencia de una política de gestión de la información.”

El factor de éxito principal de una intranet, sea social o no, es la importancia que las direcciones otorgan a la comunicación, a la conversación, a la participación, a la colaboración, ¿son importantes todas estas palabras? ¿sí? Entonces, seguro que las direcciones definen y desarrollan una estrategia en este ámbito invirtiendo personas, herramientas y tiempo a su puesta en marcha y mantenimiento.

Y la razón no es otra más que el hecho probado una y otra vez en casos de éxito y estudios de los beneficios de la puesta en marcha de los principios y medios colaborativos, estudios como los realizados por la empresa Mckinsey en el año 2012 “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” y en el año 2015 “Transforming the business through social tools“, donde se muestran claramente como las empresas mejoran notablemente su productividad y gestión del conocimiento por la puesta en marcha de una cultura donde colaborar y compartir tienen sitios preferentes. Y sin embargo, los casos que más he encontrado en el mundo industrial, son 2:

Caso 1. Empresas que cuentan con una intranet pero de aquella manera:

–       La empresa tiene una sección de noticias pero no están actualizadas.

–       No se pueden encontrar los documentos, no funciona bien el indexador, tiene etiquetas pero la gente no las cumplimenta, al final se tira del servidor y se mueve a través del árbol de carpetas y documentos, aunque a veces no me acuerdo dónde han dejado los compañeros (e incluso uno mismo) la documentación..

–       No se pueden introducir comentarios a ningún contenido.

–       La dirección no comunica nada.

–       Se pueden ver las vacaciones, el calendario e incluso las reservas de recursos comunes como salas de reuniones, proyectores, …

–       No es posible la conexión vía móvil o tableta, hay que estar delante de un ordenador para conectarse y eso muchas veces no es posible.

–       No se añaden nuevas funcionalidades, en muchos casos ha sido  realizada en Sharepoint, ha costado mucho implantarla, cuesta mucho mantenerla y cuesta mucho mejorarla, por lo tanto la solución va quedando obsoleta en diseño, usabilidad y tecnología.

Caso 2. Empresas sin intranet alguna. Las únicas soluciones son el email y el explorador de Windows para colaborar y comunicar con los compañeros, colaboradores y clientes.

Así en ambos casos, tener una intranet “solidificada” o la ausencia absoluta de alguna, trasmiten la poca importancia que las direcciones conceden a la conversación, a la colaboración, a la información, al conocimiento,…, pues eso, dime qué Intranet tienes y te diré en qué organización trabajas.

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