Cómo mejorar la productividad con una red social: email e información

Productividad

La productividad.

Es uno de los objetivos más codiciados en el mundo empresarial, y más en estos  días en los que las empresas se estresan reduciendo la estructura pero no así el trabajo, pero ¿cómo podemos mejorar la productividad? Mi propuesta es empezar a trabajar 2 aspectos en la empresa: el email y la información.

Email.

Nunca se ha considerado en serio este medio, se ha puesto en funcionamiento sin establecer una mínima formación ni definir unos criterios, ello ha convertido al email como un foco de improductividad notable: ¿cuántos mensajes se remiten sin medir a quién se dirige y a quién se copia? Buzones repletos de información sin saber qué es lo importante y qué es lo urgente. ¿Habéis realizado una discusión con más de una persona a través del email? ¿Habéis puesto fecha a una reunión? El resultado suele ser en la mayor parte de las ocasiones de locos.

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Información.

Cada vez se maneja más información en la empresa: por un lado los sistemas de gestión (ERP, CRM, cuadros de mando, …), por otro los documentos (presentaciones comerciales, ofertas, pedidos, facturas, …) ¿no os ha pasado nunca no encontrar la última versión de la presentación de compañía? ¿o la plantilla actualizada para realizar una propuesta? ¿o realizar nuevamente la presentación de un proyecto sin aprovechar el trabajo realizado por otro colega de otra oficina? Y la información externa ¿tenéis un sitio en la empresa donde compartir un artículo interesante de la competencia, o el anuncio de una formación interesante, o la información de un contacto en linkedin, …?

Las empresas se han preocupado de poner en marcha sistemas para registrar y publicar la información pero no de soluciones para que la gente pueda encontrar de una forma ágil y sencilla todo el contenido compartido.

Existen soluciones colaborativas en formatos muy parecidos a las redes sociales que proponen nuevas formas de comunicación y colaboración proponiendo medios que junto con la formación y la definición de criterios posibilitan lograr una mejora significativa en la tan ansiada productividad.

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