Cómo organizar un evento en 9 días empleando las posibilidades 2.0

Hoy en día todavía hay empresas que enfocan la organización de un evento basada de forma exclusiva en los medios tradicionales:

(1) Identificar contenido y participantes.

(2) Diseño anuncio evento.

(3) Promoción evento mediante anuncio en distintos medios: prensa fundamentalmente.

(4) Diseño de invitación para el evento.

(5) Realización de la invitación.

(6) Envío por correo de las invitaciones.

(7) Llamadas telefónicas para confirmar participación.

(8) Gestión logística evento: reserva sala, catering y merchandising.

Con este enfoque tradicional hay dos aspectos a considerar: el plazo de inicio de las actividades, mínimo 1 mes antes del evento, y el coste, las actividades 3, 5 y 6 representan de forma previa a la realización del evento un coste que dependiendo del nº de asistentes puede ser importante.

Desde Strelia hemos optado por un enfoque totalmente diferente, aplicando soluciones y medios disponibles para todo tipo de empresas y organizaciones:

(1) Para la promoción del evento hemos utilizado los siguientes medios:

a. La propia web de la empresa.

b. Blog de la compañía, publicando el CV de los ponentes del evento, así como la agenda.

c. Slideshare, registrando y anunciando el evento de 2 formas diferentes: por un lado añadiendo un documento explicando el contenido y ponentes, y por otro, anunciando dicha jornada como evento propiamente dicho dentro del sitio.

d. Linkedin, registrando el seminario como evento dentro de dicho medio.

e. Linkedin, registrando el seminario dentro de distintos grupos de linkedin.

f. También se empleó twitter para enviar en forma de noticia, el evento, la fecha, los ponentes, la agenda, etc.

(2) Para el envío de invitaciones se han realizado las siguientes acciones:

a. Se ha empleado la solución de CRM de B-KIN (registro de clientes, contactos y envío emails).

b. Se ha empleado también la red social LINKEDIN, enviando la invitación del evento a través de mensajes a los contactos de diversas
personas de STRELIA.

(3) Para la confirmación de la participación al evento.

a. Se ha empleado la solución de B-KIN, dentro del landing page del evento, se podía inscribir y confirmar la participación a través de un sencillo formulario, quedando registrado así las personas que habían confirmado su asistencia.

Todo ello nos ha permitido organizar un evento en un periodo de 9 días y con un coste de promoción y gestión de asistentes de 100 €, coste relativo al uso de la solución de CRM de B-KIN, que con su modalidad de software como servicio, permite en pocos segundos empezar a utilizar a pleno rendimiento toda la potencialidad de marketing de su solución, contando tan sólo como medios requeridos un simple ordenador y la conexión a internet.

Pero esto no queda aquí, tras la finalización del evento estamos realizando las siguientes acciones:

(1) Subir las fotos del evento a flickr.

(2) Subir los videos de las ponencias a youtube (todavía no se ha realizado).

(3) Subir las presentaciones de los ponentes a Slideshare, con acceso y disponibilidad a éstas a través de un grupo creado en linkedin, con el fin de que los participantes, ponentes y la empresa inicien una conversación y contactos que puedan perdurar en el tiempo relacionados con
el tema de la conferencia que no es otro que el cloud computing.

(4) Creación de un documento con los tweets generados durante la conferencia con la etiqueta #streliacloud2010 (registrado en slideshare).

Quiero trasladaros nuestra satisfación por el uso de los medios aquí indicados, que permiten a empresas de cualquier dimensión, generar contenidos una única vez pero distribuirlos de forma coordinada en distintos medios de internet con el fin de promocionar la empresa y si se da la ocasión tener la oportunidad de conversas con clientes, potenciales, empleados y cualquier persona interesada.

Por último indicar, aunque sea obvio, que lo más importante para conseguir el éxito de asistencia en un evento es proporcionar un tema (cloud computing) y unos ponentes (Jesús Angel Bravo, Jaime García Cantero, Ramón Ares, Diego Parrilla, Miguel Martíínez, Jorge González, Pablo Ráez, Mikel Irizar, Félix Iturbe) de calidad e interés como es el caso que nos ocupa, las soluciones 2.0 no son un fin en sí mismo pero sí un medio que facilita como en este caso, la gestión de un evento en toda su magnitud de una forma mucho más flexible, rápida y económica que los métodos y medios tradicionales.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s