¿POR QUÉ INCURRIMOS EN RIESGOS INNECESARIOS?

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Mi negocio es el diseño, fabricación, comercialización y servicio postventa de una determinada gamma de máquina herramienta. Los sistemas de información son básicos para el desarrollo de mi negocio, no hay un área de gestión que no se apoye en una o más soluciones informáticas: CAD/CAM en Ingeniería, CRM en Comercial, ERP y BI en todas las áreas, entrada de tiempos y gastos de los operarios que están trabajando fuera de la empresa realizando las instalaciones y mantenimiento en casa del cliente; correo e intranet como medios de comunicación y colaboración; sistema de presupuestación, captura de datos en planta, nóminas y por supuesto la web de la empresa.

Hace un tiempo tuvimos un incidente muy grave que afectó de forma considerable a la empresa. El lunes al iniciar las operaciones del primer turno, se produjo una caída del servidor, una muy buena forma de empezar la semana sin lugar a dudas, el servidor que albergaba el sistema de gestión ERP no quería arrancar, nuestro informático contactó con el fabricante (estabamos cubiertos por la garantía, menos mal pensamos), el fabricante tras unos instantes dictaminó: “un fallo muy poco corriente, de hecho es la primera vez que me lo encuentro ( ante este comienzo uno espera sin lugar a dudas en lo peor ), se trata de la placa base, parece que se ha roto”. Mis conocimientos de ordenadores son muy limitados, pero pronto entendí que la placa base es similar a lo que es la junta de la trócola en un coche, osea que, se confirma que la situación es muy complicada, aunque el fabricante nos asegura que ese mismo lunes a las 16.00 tendremos la placa en nuestras instalaciones, entre que se instala, se restaura la copia, y otras acciones diversas, la puesta en funcionamiento se puede demorar fácilmente 24 horas. la realidad todavía fue un poco peor, ya que la nueva placa base también resultó defectuosa cuando se instaló, con lo que se perdió 1 día más en reiniciar y puesta en marcha del sistema de gestión; la recuperación de la operativa normal, se demoró todavía más porque hubo que retroalimentar el sistema, con todos los movimientos de entradas y salidas de materiales, facturas, albaranes, partes, etc. del tiempo en el que el sistema estuvo parado.

La repercusión en el negocio fue considerable, y no sé qué es lo más importante si el coste directo y tangible de la parada o el intangible del mal servicio ofrecido a clientes, proveedores y colaboradores durante ese tiempo de discontinuidad de las operaciones.

Y todo se podría haber evitado, ya que quizás contando con una asesoría adecuada me hubieran informado de la existencia hoy en día de planes de contingencia muy económicos, sin necesidad de duplicar ordenadores ni discos para una disponibilidad 24x7x365 (actualmente existen sistemas y empresas que te permiten restaurar la situación en máquinas temporales hasta que la avería sea subsanada a un precio muy asequible).

Y todo se podría haber evitado, ya que hay empresas que te ofrecen mantenimientos preventivos que monitorizan los elementos críticos, adelantándose a posibles fallos del hardware y software, anticipándose de forma proactiva a dichas averías.

Y la verdad es que no puedo decir nada a mi departamento informático, porque soporta a una organización que por su tamaño y heteregeneidad de sistemas ha aumentado de forma considerable, provocando con ello que sea inviable que se ofrezca con recursos internos un servicio de calidad en muchas de las áreas, ¿por que no dejar a empresas profesionales que se encarguen del trabajo de menos valor pero quizás de más riesgo en ámbitos de la tecnología?

Lamentablemente la reflexión, análisis y decisión la tomamos después del desastre, desde luego una vez vividas sus consecuencias, vimos que teníamos que buscar otras alternativas, lo triste fue averiguar que existían y que nosotros habíamos estado viviendo hasta entonces de espaldas a ellas.

Este relato está bsado en un hecho real.

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